Stel je voor: je hebt maandenlang hard gewerkt aan je onderzoek, je data is netjes opgeslagen en je bent klaar om het te delen met de wereld. Maar wacht… is dat wel zo slim om het meteen openbaar te maken? Soms is het slimmer om een data embargo in te stellen.
▶Inhoudsopgave
Een periode waarin je data tijdelijk verborgen blijft in een repository. Maar hoe werkt dat precies, en wanneer kies je ervoor?
Laten we erin duiken.
Wat is een data eigenlijk embargo?
Een data embargo is simpel gezegd een tijdelijke blokkade op je onderzoeksdata. Je uploadt je data wel naar een repository, maar je geeft aan: “Nog niet vrijgeven.” Gedurende die periode kan niemand de data downloaden, zien of gebruiken.
De metadata – zoals titel, auteur en beschrijving – is vaak wél zodat mensen weten dat de data bestaat.
Maar de inhoud zelf blijft op slot. De duur van een embargo varieert. Soms zijn het zes maanden, soms twee jaar, en in uitzonderlijke gevallen zelfs langer.
Hangt af van je situatie, je afspraken met uitgevers, en het beleid van de repository. Belangrijk om te weten: een embargo is geen verplichting, maar een keuze.
Jij als onderzoeker besluit wanneer je data vrijgeeft. En je kunt het embargo altijd eerder opzeggen als je wilt.
Waarom zou je een data embargo willen?
In de wereld van Open Science staat het delen van data hoog op de agenda. Maar er bestaan goede redenen om dat even uit te stellen. Veel tijdschriften willen dat je data pas openbaar komt nadat je artikel is gepubliceerd.
Je artikel moet nog verschijnen
Ze willen voorkomen dat iemand anders jouw resultaten “st” of eerder publiceert.
Bescherming van vertrouwelijke informatie
Een embargo geeft je de tijd om je artikel netjes te laten verschijnen voordat de data vrij is. Soms bevat je data gevoelige informatie: persoonsgegevens, medische dossiers, of bedrijfsgeheimen.
Intellectuele eigendom en patenten
Een embargo geeft je de ruimte om de data te anonimiseren of te bewerken voordat je hem deelt. Als je onderzoek mogelijk leidt tot een patent of een innovatief product, wil je niet dat anderen meteen meekijken. Een embargo beschermt je ideeën totdat je ze juridisch hebt vastgelegd.
Je hebt gewoon meer tijd nodig
Ook dit gebeurt vaker dan je denkt: de data is nog niet helemaal schoon, er zitten fouten in, of je wilt eerst zelf nog een tweede publicatie schrijven op basis van dezelfde dataset.
Een embargo geeft je ademruimte.
Hoe stel je een data embargo in?
De werkelijke implementatie verschilt per repository, maar het proces verloopt ongeveer zo in stappen.
Stap 1: kies een repository die embargo’s ondersteunt
Niet elke repository biedt dezelfde mogelijkheden. Zenodo (van CERN), Dryad, Figshare en 4TU.ResearchData zijn bekende Nederlandse en internationale repositories waar je eenvoudig een embargo kunt instellen.
Stap 2: upload je data en kies de embargo-periode
Ook veel universiteitsrepositories, zoals die van de VSNU-leden, bieden deze functionaliteit. Volg onze stap-voor-stap handleiding om je dataset succesvol te uploaden. Check altijd het beleid van de repository voordat je uploadt.
Stap 3: je data is zichtbaar, maar niet downloadbaar
Tijdens het uploadproces krijg je meestal de optie om een embargo in te stellen. Je kiest dan een startdatum (meestal vandaag) en een einddatum. Sommige repositories laten je kiezen uit standaardperiodes zoals 6 maanden, 1 jaar of 2 jaar. Anderen laten je een exacte datum invoeren.
Stap 4: na afloop automatisch vrijgegeven
Na het uploaden is je dataset zichtbaar in de repository. Mensen kunnen de metadata lezen, maar niet de bestanden zelf openen. Vergeet niet om je dataset aan je artikel te koppelen voor optimale vindbaarheid.
Op de pagina verschijnt een duidelijke melding dat de data onder embargo staat en wanneer deze vrij komt. Op de afgesproken datum wordt je data automatisch openbaar. Je hoeft zelf niets te doen. De repository regelt dat voor je. Handig, toch?
Soorten embargo’s: niet alles is hetzelfde
Er bestaan verschillende vormen van embargo’s, afhankelijk van de reden en de strengheid. De data is compleet onzichtbaar en ontoegankelijk.
Volledig embargo (hard embargo)
Niemand kan iets zien, behalve de metadata. Dit is de meest beschermende vorm.
Beperkt embargo (soft embargo)
De metadata is volledig zichtbaar, en soms kun je een verzoek indienen om toegang te krijgen tot de data. De eigenlijke beslissing ligt dan bij de data-eigenaar. Via toegangsrechten instellen in het DANS Data Station kun je bepalen of je data open, beperkt of afgesloten is.
Embargo op bestandsniveau
Sommige repositories laten je per bestand een embargo instellen. Zo kun je een deel van je data meteen delen, en een ander deel pas later. Handig als je alleen bepaalde bestanden gevoelig vindt.
Overwegingen voordat je kiest voor een embargo
Een embargo klinkt als een veilige optie, maar er zijn ook nadelen.
Hoe langer het embargo, hoe minder Open Science
Hier zijn de belangrijkste punten om over na te denken. De Plan S-richtlijnen en de FAIR-principes (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) moedigen aan om data zo snel mogelijk te delen. Een lang embargo kan daar mee botsen. Kies daarom altijd de kortst mogelijke duur die voor jouw situatie verantwoord is.
Controleer het beleid van je financierder
Financiers zoals NWO of de EU (via Horizon Europe) hebben vaak specifieke eisen over data delen. Sommigen staan alleen een kort embargo toe, bijvoorbeeld maximaal 6 maanden na publicatie.
Wees transparant over de reden
Anderen eisen dat data direct openbaar is. Check dit altijd van tevoren.
Alternatieven overwegen
Als je een embargo stelt, leg dan duidelijk uit waarom. De meeste repositories bieden de mogelijkheid om een motivering toe te voegen. Dat vergroot het vertrouwen van andere onderzoekers en toont dat je bewust keuzes maakt. Soms is een embargo niet nodig. Je kunt bijvoorbeeld:
- Je data anonymiseren in plaats van te verbergen.
- Alleen een selectie van je data delen.
- Een gebruikslicentie toepassen die aangeeft hoe anderen je data mogen gebruiken.
- De data pas uploaden op het moment dat je artikel is geaccepteerd.
Veelgemaakte fouten bij data embargo’s
Zelfs ervaren onderzoekers vergissen zich hier. Let op deze valkuilen.
Vergeten dat het embargo ooit afloopt
Klinkt logisch, maar gebeurt vaker: je stelt een embargo in van twee jaar, en na die tijd is je data plots openbaar.
Te lang wachten uit angst
Ben je dat echt al klaar voor? Zet een herinnering in je agenda. Soms stellen onderzoekers een embargo in uit onzekerheid, niet uit noodzaak. “Wat als iemand mijn data verkeerd interpreteert?” Dat risico bestaat, maar het weegt zelden op tegen de voordelen van open delen.
Niet lezen wat de repository echt biedt
Weeg het zorgvuldig af. Elk platform heeft eigen regels. Sommige staan geen embargo’s toe. Andere vragen om een officiële verklaring. Lees de voorwaorden, want je wilt geen verassingen.
Conclusie: een embargo is een tool, geen standaard
Een data embargo is geen doel op zich, maar een middel. Het geeft je controle over wanneer en hoe je data deelt.
Gebruikt het wanneer het echt nodig is: voor publicatieplanning, privacy, of intellectuele eigendom.
Maar gebruikt het niet als excuus om data verborgen te houden. De gouden regel? Zo open mogelijk, zo gesloten als nodig. Kies een repository die past bij je onderzoek, stel een realistische embargo-periode in, en communiceer helder over je keuzes. Zo draag je bij aan Open Science, zonder jezelf kwetsbaar te maken.