Wie betaalt de APC: jijzelf, jouw instelling of jouw funder

Je onderzoek is af, je artikel is geschreven en je wilt het publiceren in een tijdschrift dat open access is. Dat betekent: iedereen kan je werk gratis lezen, zonder betaalmuur. Mooi idee!

Maar dan zie je het: de Article Processing Charge, ofwel de APC. Soms een paar honderd euro, soms drieduizend euro of meer. En dan is de vraag: wie betaalt dat precies?

Goed nieuws: in Nederland hoef het lang niet altijd uit eigen zak te komen.

Er zijn regelingen, deals en fondsen die het publiceren in open access een stuk makkelijker maken. Maar het systeem is niet altijd even overzichtelijk. Daarom: een heldere blik op wie de rekening kan ophalen.

Wat is een APC eigenlijk?

De Article Processing Charge is een vergoeding die je betaalt aan een uitgever om je artikel open access te publiceren. In tegenstelling tot traditionele tijdschriften, waar lezers (of hun bibliotheken) betalen via abonnementen, gaat bij open access de kosten naar de auteur of diens omgeving.

De hoogte van de APC verschilt per tijdschrift en uitgever. Gemiddeld ligt een APC voor een volledig open access tijdschrift tussen de €1.000 en €2.500, maar voor topjournals kan het oplopen tot boven de €5.000. Denk aan tijdschriften van uitgevers zoals Elsevier, Springer Nature of Wiley.

Optie 1: Je funder betaalt (via je onderzoeksbudget)

Als je onderzoek gefinancierd wordt door een funder, is dit vaak de eerste plek waar je moet kijken. NWO, de EU (via Horizon Europe) en steeds meer fondsen bieden mogelijkheden om open access kosten op te nemen in je subsidie. NWO vereist open access publicaties voor al haar gefinancierd onderzoek. Via het Open Access Fund van NWO kun je een verzoek indienen om de APC te vergoeden, mocht je subsidie die kosten niet dekken.

NWO

Maar let op: dit is geen automatisch recht, je moet het aanvragen.

EU Horizon Europe

Binnen Horizon Europe hoef je de APC niet apart te declareren als je onderzoeksbudget de kosten dekt. Open access publiceren is hier verplicht, maar de financiering zit in het subsidiebedrag verwerkt.

KNAW en andere fondsen

Ook andere organisaties, zoals de KNAW, stimuleren open access. Controleer altijd de specifieke voorwaarden van je subsidie.

Optie 2: Je universiteit of instelling betaalt

Veel Nederlandse universiteiten hebben institutional funds of open access fondsen waaruit APCs worden betaald. Dit is vaak de makkelijkste route als je geen externe subsidie hebt of als je subsidie geen APC dekt. Een van de belangrijkste instrumenten in Nederland is de zogenaamde VSNU-deal (tegenwoordig onderdeel van de DEAL-achtige overeenkomsten).

De VSNU-deal

Nederlandse universiteiten hebben samen met uitgevers zoals Elsevier, Springer Nature en Wiley afspraken gemaakt.

In ruil voor leesrechten krijgen onderzoekers de mogelijkheid om kostenloos of tegen gereduceerd tarief open access te publiceren in duizenden tijdschriften. Deze zogenaamde Read and Publish of Transformative Agreements zijn een gamechanger.

In veel gevallen hoef je niets te doen: als auteur bij een deelnemende Nederlandse instelling, kun je gewoon aanvragen om open access te publiceren zonder extra kosten. Je onderzoeksbureau of bibliotheek helpt je hierbij. Wil je weten of jouw instelling een overeenkomst heeft met een specifieke uitgever?

De Open Access Checker

De Open Access Checker op de website van de VSNU helpt je hierbij.

Voer je instelling en het tijdschrift in, en je ziet direct of je gratis of met korting kunt publiceren.

Optie 3: Je betaalt zelf (maar liever niet)

In sommige gevallen valt er simpelweg op terug op eigen betaling. Misschien heb je geen subsidie, je universiteit heeft geen deal met de uitgever, of je publicatie valt buiten de afspraken. Dan komt de rekening bij jou terecht.

Dat is natuurlijk niet ideaal. Daarom is het slim om vóór je indient bij een tijdschrift al te checken welke financieringsmogelijkheden er zijn.

Praat met je onderzoeksbureau of universiteitsbibliotheek. Zij weten precies welke deals er gelden en kunnen je helpen bij de aanvraag.

Optie 4: Kies voor een tijdschrift zonder APC

Er bestaat een groeiend aantal Diamond Open Access tijdschriften: open access zowel voor lezers als voor auteurs. Geen APC, geen abonnement. Deze tijdschriften worden vaak gedragen door universiteiten, academische verenigingen of vrijwilligers.

In Nederland zijn hier diverse voorbeelden van, vaak gespecialiseerd in specifieke vakgebieden.

De Directory of Open Access Journals (DOAJ) is een handige plek om APC-vrije tijdschriften te zoeken. Filter op "without APCs" en je vindt een wereld van mogelijkheden.

Plan S en de Nederlandse context

Sinds 2021 geldt Plan S, een initiatief van cOAlition S (waar NWO en de EU deel van uitmaken).

Plan S stelt strikte eisen: onderzoek gefinancierd door deelnemende organisaties moet onmiddellijk open access worden gepubliceerd. Voor Nederlandse onderzoekers betekent dit in de praktijk dat je bij de keuze voor een tijdschrift moet letten op of het voldoet aan de Plan S-vereisten. De meeste grote uitgevers bieden inmiddels routes die hieraan voldoen, via hun deal met de VSNU of via hun eigen open access opties.

Praktische tips om APC-kosten te vermijden

• Check altijd eerst of je instelling een deal heeft met de uitgever (via de Open Access Checker of je bibliotheek).
• Vraag je funder of APC-kosten onderdeel kunnen zijn van je subsidie.
• Overweeg Diamond Open Access tijdschriften als je vakgebied dat toelaat.
• Praat met je bibliotheek voordat je indient. Zij helpen je graag.
• Let op hybrid tijdschriften: deze kosten APC maar bieden vaak geen duurzame open access oplossing. Plan S ontmoedigt hybrid publiceren tenzij er een transformative agreement voor is.

De samenvatting in één zin

In Nederland betaal je als onderzoeker zelf steeds minder vaak de APC: dankzij de VSNU-deals, fondsen van NWO en de EU, en institutionele ondersteuning is open access publiceren voor de meeste Nederlandse onderzoekers gratis of tegen gereduceerd tarief mogelijk. Maar het vereist wel dat je even nadenkt voordat je indient. Dus: check je opties, bel je bibliotheek, en laat die APC niet voor jouw rekening komen als het niet hoeft.