APC-fondsen aan Nederlandse universiteiten: hoe vraag je financiering aan

Je hebt je onderzoek afgerond, het paper is klaar, en nu wil je het publiceren in een open access tijdschrift.

Maar dan zie je het: de Article Processing Charge, ofwel de APC. Die kan oplopen van een paar honderd tot wel drieduizend euro per artikel. Gelukkig hoef dat geld niet uit eigen zak te komen.

Bijna elke Nederlandse universiteit heeft fondsen beschikbaar om deze kosten te dekken. Je moet alleen weten waar je moet zoeken en hoe je het aanvraagproces doorloopt. Laten we het stap voor stap doornemen.

Wat zijn APC-fondsen en waarom bestaan ze?

APC-fondsen zijn financiële middelen die Nederlandse universiteiten en onderzoeksinstellingen hebben ervoor vrijgemaakt om open access publicaties te financieren.

Het idee is simpel: als je als onderzoeker publiceert in een open access tijdschrift, betaalt niet de lezer of de bibliotheek een abonnement, maar de auteur — of liever gezegd, de instelling — een eenmalige vergoeding. Die vergoeding is de APC. Nederland zit voorop in de open access beweging. De overheid, de VSNU en individuele universiteiten hebben gezamenlijk afspraken gemaakt om onderzoek vrij toegankelijk te maken.

Daarom zijn er op vrijwel elke campus fondsen, regelingen of subsidiepotten beschikbaar. Soms via de universiteitsbibliotheek, soms via de onderzoeksschool, en soms via een centraal open science fonds. De regels verschillen per instelling, maar de basis is overal vergelijkbaar.

Welke fondsen kun je aanvragen?

Er zijn verschillende manieren waarop je aan APC-financiering kunt komen. Hieronder de meest voorkomende routes.

Bijna elke Nederlandse universiteit heeft een eigen fonds voor open access publicaties.

1. Het universitaire open access fonds

Denk aan de Universiteit Utrecht, de Vrije Universiteit Amsterdam, de Rijksuniversiteit Groningen, Erasmus Universiteit Rotterdam, en andere. Meesten werken via de universiteitsbibliotheek. Je dient een aanvraag in voordat je het artikel indient of op het moment dat je een acceptatiebrief ontvangt.

De bibliotheek checkt dan of het tijdschrift aan de voorwaarden voldoet — bijvoorbeeld of het volledig open access is en geregistreerd staat in het Directory of Open Access Journals, beter bekend als DOAJ. Let op: sommige fondsen dekken alleen APCs voor fully open access tijdschriften, en niet voor zogenaamde hybride tijdschriften. Dat is een belangrijk verschil. Bij een hybride tijdschrift betaal je extra om één artikel open access te maken, terwijl de rest van het tijdschrift achter een betaalmur zit.

Steeds meer universiteiten subsidiëren die hybride optie niet meer, precies om dubbele betalingen te voorkomen.

Als je onderzoek gefinancierd is door de Nederlandse Organisatie voor Wetenschappelijk Onderzoek (NWO) of ZonMw, dan zitten APC-kosten vaak al verwerkt in je onderzoeksbudget. ZonMw vereist sinds 2015 dat alle publicaties uit hun gefinancierd onderzoek open access beschikbaar zijn.

2. NWO en ZonMw financieringsregelingen

NWO heeft vergelijkbare eisen. Controleer bij je projectleider of de APC-kosten in het budget zijn opgenomen. Zo niet, dan kun je vaak alsnog een aanvraag indienen via de onderzoeksorganisatie zelf.

Nederlandse universiteiten sluiten collectieve deals met uitgevers zoals Elsevier, Springer Nature, Wiley en Taylor & Francis.

3. Read-and-deal afspraken en institutionele kortingen

Die zogenaamde read-and-deal afspraken betekenen dat onderzoekers aan de deelnemende instellingen soms gratis of tegen sterk gereduceerd tarief kunnen publiceren. De VSNU coördineert deze onderhandelingen namens alle Nederlandse universiteiten. Check daarom altijd eerst of er een deal bestaat met de uitgever van jouw keuze.

Dat kan je honderden tot duizenden euro's besparen. Sommige tijdschriften bieden zelf kortingen of vrijstellingen voor onderzoekers uit bepaalde landen of instellingen.

4. Het Open Access Fonds van PLOS en andere tijdschriften

PLOS heeft bijvoorbeeld een participatiefondsysteem. Ook Frontiers en MDPI werken met institutionele programma's.

Het loont om even te checken of jouw universiteit hier deel van uitmaakt.

Stap voor stap: zo loop je het aanvraagproces door

De exacte stappen verschillen per universiteit, maar het algemene patroon ziet er zo uit. Stap 1: Controleer of je in aanmerking komt. Ben je als onderzoeker, promovendus of medewerker verbonden aan een Nederlandse universiteit? Dan kun je meestal een aanvraag indienen.

Let op eventuele voorwaarden, zoals dat jij de eerste auteur moet zijn of dat het artikel in een peer-reviewed tijdschrift wordt gepubliceerd.

Stap 2: Zoek het juiste fonds. Ga naar de website van jouw universiteitsbibliotheek en zoek naar "open access fonds" of "APC subsidie". De meeste bibliotheken hebben hiervoor een eigen pagina met duidelijke instructies. Stap 3: Dien je aanvraag in. Meesten werken met een online formulier, waarbij je vooraf checkt wie de APC betaalt: jijzelf, jouw instelling of jouw funder. Je voegt doorgaans de acceptatiebrief van het tijdschrift toe, een kostenoverzicht, en soms een korte motivatie.

Soms moet je de aanvraag indienen vóór publicatie, dus wacht niet te lang. Stap 4: Wacht op goedkeuring. De meeste bibliotheken handelen aanvragen binnen enkele werkdagen af. Als je aanvraag wordt goedgekeurd, regelt de bibliotheek de betaling vaak rechtstreeks met de uitgever. Jij hoeft dan zelf niet vooruit te betalen.

Tips om je kansen te vergroten

Een paar praktische tips die het verschil kunnen maken. Ten eerste: begin vroeg.

Wacht niet tot je artikel geaccepteerd is om te kijken naar financiering. Informeer bij je bibliotheek zodra je weet naar welk tijdschrift je wilt sturen. Dan weet je waar je aan toe bent.

Ten tweede: kies bewust voor fully open access tijdschriften. Niet alleen omdat die vaak in aanmerking komen voor subsidie, maar ook omdat ze passen bij de open science waarden die Nederland nastreeft.

Plan S, het Europese initiatief dat door cOAlition S wordt gedragen, vereist dat vanaf 2024 gefinancierd onderzoek alleen nog in fully open access tijdschriften wordt gepubliceerd. Ten derde: houd rekening met de limieten. Sommige fondsen hebben een maximumbedrag per artikel, bijvoorbeeld 2.000 of 2.500 euro. Als de APC hoger is, moet je het resterende bedrag soms zelf of via je onderzoeksbudget bijdragen.

En tot slot: vraag het zelfs als je het niet zeker weet. Universiteitsbibliotheken staan open voor vragen over open access publiceren. Ze helpen je graag verder, ook als je niet precies weet welke regeling bij jouw situatie past.

Waar vind je meer informatie?

De beste eerste stop is altijd de website van je eigen universiteitsbibliotheek. Daarnaast biedt de website accelerateopenscience.nl een overzicht van initiatieven en richtlijnen rondom open science in Nederland.

Voor de actuele read-and-deal afspraken kun je terecht bij de VSNU. En als je meer wilt weten over de bredere open access strategie van Nederland, kijk dan naar de landelijke open science website van de VSNU, waar je alles vindt over Plan S, FAIR data en open access beleid.

Open access publiceren hoeft geen financiële hobbel te zijn. De middelen zijn er — je moet ze alleen weten te vinden. En nu weet je het.