Je werkt aan een onderzoeksproject met een commerciële partner. Spannend, veelbelovend én... best ingewikkeld als het om data gaat.
▶Inhoudsopgave
Want wat deel je gewoon openlijk in je Data Management Plan, en wat houd je liever achter de hand? Laten we er eens goed induiken.
Waarom is dit zo'n lastig punt?
In gewoon publiek gefinancierd onderzoek geldt: open waar mogelijk, gesloten waar nodig. Maar zodra een bedrijf aan tafel zit, verandalles.
Die partner wil soms dat bepaalde data vertrouwelijk blijft. Misschien gaat het om bedrijfsgevoelige informatie, of om data die concurrentievoordeel oplevert.
En tegelijk wil je als onderzoeker wel degelijk voldoen aan de Open Science-richtlijnen. Kortom: je zit met twee werelden op schoot. Goed nieuws: het hoeft geen onoplosbaar probleem te zijn.
Maar je moet er wel bewust mee omgaan. En precies daar komt het Data Management Plan om de hoek kijken.
Wat is een DMP eigenlijk, en waarom heb je het nodig?
Een Data Management Plan is gewoon een document waarin je uitlegt hoe je met data omgaat tijdens en na je onderzoek. Hoe verzamel je het, waar bewaar je het, wie heeft er toegang, en wat er mee gebeurt als het project afloopt. Financiers zoals NWO en de EU (via Horizon Europe) vragen tegenwoordig standaard om een DMP.
Maar ook als je er geen officiële plicht voor hebt: het is gewoon slim om er één te maken.
Vooral bij publiek-private samenwerkingen. Want dan weet iedereen waar hij aan toe is.
Wat mag je gewoon delen in je DMP?
Laten we beginnen met het positieve. Er bestaat best veel dat je gewoon open kunt en moet delen, ook met een commerciële partner aan boord.
Methodologie en onderzoeksopzet
Hoe je het onderzoek opzet, welke methodes je gebruikt, hoe je data verzamelt: dat is meestal geen probleem.
Algemene data- en opslaginfrastructuur
Dit soort informatie deel je gewoon. Het maakt je onderzoek herhaalbaar en transparante, en daar heeft een commerciële partner meestal geen probleem mee. Waar bewaar je data? Op de universiteitsserver? In een cloudomgeving?
Rolverantwoordelijkheden
Welke beveiliging hanteren je? Dit soort informatie is relevant voor iedereen die bij het project betrokken is, en hoeft geen gevoelige details te bevatten.
Wie is eigenaar van welke data? Wie mag wat wijzigen? Wie is verantwoordelijk voor back-ups? Dit soort afspraken zijn cruciaal en horen gewoon in je DMP thuis.
Duur van bewaring en toegangsregels
Zonder duidelijke rollen loopt het snel fout. Hoe lang bewaar je data? Na vijf jaar? Tien jaar?
En wie heeft na het project nog toegang? Dit zijn standaard DMP-onderwerpen die je gewoon kunt en moet invullen.
Wat beter niet openbaar in je DMP?
Nu het lastigere deel. Er zijn dingen die je beter niet in een openbaar toegankelijk DMP zet, juist omdat je data van externe partners moet beschrijven terwijl er een commerciële partij bij betrokken is.
Bedrijfsgevoelige informatie
Soms bevat je dataset informatie die voor de partner gevoelig is. Denk aan klantgegevens, productformules, of financiële cijfers. Die data mag je niet zomaar openbaar maken, en dat geldt ook voor je DMP als die open toegankelijk is. Je hoeft niet te beschrijven welke exacte kolommen in je dataset vertrouwelijke bedrijfsinformatie bevatten.
Specifieke datavelden met vertrouwelijke content
Een hogere omschrijving volstaat. Bijvoorbeeld: "Dataset bevat naast onderzoeksdata ook vertrouwelijke bedrijfsinformatie van de partner" is voldoende.
Intellectuele eigendomsdetails
De precieze afspraken over wie welke resultaten mag gebruiken en onder welke voorwaarden: maak goede afspraken over gedeelde data in een aparte overeenkomst, niet in je DMP.
Verwijs ernaar als het moet, maar ga er niet dieper op in.
Hoe los je dit slim op?
De truc is niet om alles in één document te stoppen, maar om bewust te kiezen wat waar komt.
Maak onderscheid tussen open en intern
Veel onderzoeksinstellingen hanteren tegenwoordig een systeem waarbij het DMP een openbare versie heeft en een interne versie. In de openbare versie staat wat relevant is voor transparantie en herhaalbaarheid. In de interne versie staan de details die alleen voor het projectteam bedoeld zijn. Een DMP is geen vervanging voor een goede data-overeenkomst of samenwerkingsovereenkomst.
Gebruik een data-overeenkomst naast je DMP
Laat die apart opstellen, bij voorkeur met juridische ondersteuning van je universiteit. Daar komen de echte afspraken over vertrouwelijkheid, eigendom en gebruiksrecht in te staan.
Praat er tijdig over met je partner
Dit klinkt misschien voor de hand liggend, maar je zou versteld staan hoe vaak dit te laat gebeurt.
Bespreek aan het begin van het project wat jullie wel en niet open willen delen. Leg het vast. Dan heb je later geen discussies.
Wat zeggen de richtlijnen?
De belangrijke spelers zijn duidelijk: data moet zo open mogelijk zijn. NWO, ZonMw en de EU vragen allemaal om FAIR data: Findable, Accessible, Interoperable en Reusable.
Maar FAIR betekent niet per se open. FAAR betekent: vindbaar en toegankelijk voor degenen die er recht op hebben. De VSNU en universiteiten erkennen ook dat bij publiek-private samenwerkingen uitzonderingen mogelijk zijn.
Je kunt een embargo plaatsen op data, of beperkte toegang regelen. Het belangrijkste is dat je in je DMP je intellectueel eigendom beschermt zonder de FAIR-principes uit het oog te verliezen.
Leg uit waarom iets niet openbaar kan zijn, en geef aan wanneer het wél beschikbaar komt.
De gouden regel
Transparantie over je keuzes is belangrijker dan alles open gooien. Een DMP waarin je duidelijk uitlegt waarom bepaalde data niet openbaar is, is beter dan een DMP waar je dingen gewoon weglaat.
Financiers en toetsingscommissies waarderen helderheid. Dus: wees open over je methodes, je opslag, je rollen en je planning. En wees even helder over wat je niet deelt en waarom. Zo houd je het overzichtelijk, voldoen je aan de regels, én blijft je commerciële partner tevreden.
Veelgestelde vragen
Wat zijn de belangrijkste soorten data die je niet in een DMP moet vermelden, vooral in samenwerking met een commerciële partner?
Bij een samenwerking met een commerciële partner is het belangrijk om te focussen op openbaar deelbare informatie.
Wat is het doel van een Data Management Plan (DMP) in een project met een commerciële partner?
Denk aan de methodologie van je onderzoek, de gebruikte data-opslag en de rollen en verantwoordelijkheden van de betrokken partijen. Het delen van bedrijfsgevoelige informatie, concurrentievoordeel opleverende data of persoonlijke gegevens zoals adressen en contactgegevens is over het algemeen niet aan te raden, tenzij expliciet anders overeengekomen. Een DMP is essentieel om transparantie te garanderen en de verwachtingen van alle betrokken partijen te managen.
Welke informatie over de onderzoeksopzet en dataverzameling mag ik wel in mijn DMP zetten?
Het document beschrijft hoe data wordt verzameld, opgeslagen, beveiligt en bewaard, en wie er toegang heeft. Dit helpt om misverstanden te voorkomen en zorgt voor een soepele samenwerking, vooral wanneer gevoelige informatie betrokken is.
Wat is de relatie tussen een DMP en de Open Science-richtlijnen, vooral in een samenwerking met een commerciële partner?
Over het algemeen kun je vrijwel alles delen over de manier waarop je het onderzoek opzet, welke methoden je gebruikt en hoe je data verzamelt.
Dit omvat details over de data-opslag, de gebruikte infrastructuur en de beveiligingsmaatregelen die je neemt. Deze informatie is cruciaal voor herhaalbaarheid en transparantie, en wordt door commerciële partners vaak gewaardeerd. Hoewel Open Science-richtlijnen openheid bevorderen, is het in samenwerking met een commerciële partner belangrijk om een balans te vinden. Je kunt veel data openbaar delen, zoals de methodologie en data-opslag, maar moet gevoelige bedrijfsgegevens en concurrentievoordeel opleverende data wel beschermen.
Wat zijn de belangrijkste rollen en verantwoordelijkheden die in een DMP moeten worden vastgelegd?
Het DMP helpt je om deze afweging te maken. Een goed DMP beschrijft duidelijk wie verantwoordelijk is voor welke aspecten van het data management.
Dit omvat zaken als data-eigenaarschap, toegang tot data, back-up procedures en de duur van de data-bewaring. Duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden voorkomen problemen en zorgen voor een efficiënte samenwerking.