Je moet een Data Management Plan schrijven, maar je hebt geen idee waar je moet beginnen? Geen paniek.
▶Inhoudsopgave
Bijna elke Nederlandse universiteit werkt met een DMP-template, en als je weet hoe het werkt, is het eigenlijk best wel doenbaar. In dit artikel lees je precies hoe je het template van jouw universiteit invult zonder de meest voorkomende fouten te maken. Geen ingewikkelde jargon, gewoon helder en to-the-point.
Wat is een DMP en waarom moet je het invullen?
Een Data Management Plan — of DMP — is een document waarin je uitlegt hoe je met je onderzoeksdata omgaat. Van het moment dat je data verzamelt tot het archiveren ervan jaren later.
Het beschrijft hoe je data opslaat, hoe je ervoor zorgt dat anderen het kunnen vinden en gebruiken, en wat er gebeurt als het project afloopt. Maar waarom moet je dit invullen? Simpel: steeds meer financieringsorganisaties, zoals NWO en de Europese Commissie, vragen expliciet om een DMP.
Ook de VSNU — de vereniging van Nederlandse universiteiten — heeft afgesproken dat onderzoekers binnen de PlanS-richtlijnen hun data FAIR moeten maken.
Dat staat voor Findable, Accessible, Interoperable en Reusable. Een DMP is jouw bewijs dat je dat serieus neemt.
Het DMP-template van jouw universiteit: wat zit erin?
De meeste Nederlandse universiteiten gebruiken een gebaseerd template dat aansluit bij de nationale richtlijnen van de VSNU en de eisen van PlanS. De exacte opbouw kan per universiteit iets verschillen, maar over het algemeen vind je deze onderdelen terug:
Projectinformatie
Hier vul je de basisgegevens in: projecttitel, namen van onderzoekers, deelnemende universiteiten, looptijd en de financieringsbron.
Dataverzameling en -beschrijving
Dit lijkt triviaal, maar zorg dat alles consistent is met wat je in je aanvraag hebt geschreven. Verschillen tussen je subsidieaanvraag en je DMP kunnen vragen oproepen. Dit is waar veel onderzoekers het fout doen.
Opslag en beveiliging
Je moet duidelijk beschrijven welke data je gaat verzamelen, in welk formaat, en hoeveel data het gaat worden. Niet "we verzamelen enquêtes", maar liever: "we verzamelen via Qualtrics 500 enquêtes in CSV-formaat, geschat op 2 GB aan ruwe data." Hoe specifieker, hoe beter. Hoe bewaar je je data tijdens het project? Gebruik je de cloud? Een universiteitsserver?
Metadata en documentatie
Een externe harde schijf? Vermeld ook hoe je back-ups maakt en hoe vaak.
De meeste universiteiten raden aan om minimaal drie kopieën te hebben op twee verschillende locaties, waarvan één offsite. Als je met persoonsgegevens werkt, moet je ook aangeven hoe je aan de AVG voldoet.
Data delen en hergebruik
Data zonder uitleg is waardeloos. Beschrijf hoe je metadata aanmaakt — bijvoorbeeld met een README-bestand of een standaard metadata-schema. Veel universiteiten verwijzen hier naar disciplinaire standaarden of naar de richtlijnen van DANS, het databeheerinstituut van KNAW en NWO.
PlanS schrijft voor dat onderzoeksdata zo open mogelijk gedeeld wordt, tenzij er goede redenen zijn om dat niet te doen — bijvoorbeeld privacy, intellectueel eigendom of veiligheid.
Langetermijnarchivering
Kies een geschikt data repository, zoals DANS-EASY, Figshare of een disciplinespecifiek archief. Vermeld ook welke licentie je gebruikt, bijvoorbeeld Creative Commons BY 4.0. Wat gebeurt er met je data na afloop van het project?
De meeste financierende partijen eisen dat data minimaal 10 jaar bewaard blijft. Kies een repository die garandeert dat je data ook over vijf jaar nog toegankelijk is.
Verantwoordelijkheden en rollen
Vermijd het opslaan van data op persoonlijke laptops of USB-sticks als langetermijnoplossing.
Wie is verantwoordelijk voor welk onderdeel van het datamanagement? In grotere projecten is dit essentieel. Het hoeft niet ingewikkeld: een simpele toewijzing per onderdeel volstaat.
De 7 meest gemaakte fouten bij het invullen van een DMP
Goed, nu weet je wat er in het template staat. Maar hoe voorkom je dat je dezelfde fouten maakt als zoveel andere onderzoekers?
1. Te vage data-beschrijvingen
Hier zijn de zeven meest voorkomende valkuilen — en hoe je ze ontwijkt. "We verzamelen kwalitatieve data" zegt niemand iets. Beschrijf exact welke methoden je gebruikt, welke formaten je data heeft, en hoeveel data je verwacht.
2. Geen plan voor metadata
Nummeren en specificeren is hier je beste vriend. Veel onderzoekers vergeten dit onderdeel volledig.
3. De AVG negeren
Maar zonder goede metadata kan niemand je data begrijpen of hergebruiken. Schrijf op welke standaarden je gebruikt en hoe je documentatie bijhoudt. Als je werkt met persoonsgegevens — en dat doen de meeste onderzoekers — moet je aangeven hoe je omgaat met privacy. Beschrijf anonimisatiemethoden, toegangsbeperkingen en hoe je informed consent verwerkt.
4. Geen licentie kiezen voor gedeelde data
Dit is geen optie, maar een wettelijke verplichting. Je data uploaden zonder licentie is als een boek publiceren zonder te wie het mag kopiëren.
5. Langetermijnarchivering onderschatten
Kies altijd een Creative Commons-licentie en vermeld deze expliciet in je DMP. "We bewaren het gewoon op onze server" is geen langetermijnplan. Universiteitsservers worden regelmatig gemigreerd of afgebouwd.
6. Het DMP als eenmalig document behandelen
Kies een erkende repository met een duurzaamheidsgarantie. Een DMP is geen document dat je invult en vervolgens in een la legt.
7. Niet communiceren met je data steward
Het is een levend document. Financieringsorganisaties zoals NWO verwachten dat je je DMP actualiseert als er iets in je project verandert. Noteer wijzigingen en bewaar oude versies.
Bijna elke Nederlandse universiteit heeft nu data stewards of research support medewerkers die je kunnen helpen. Gebruik ze! Zij kennen de specifieke eisen van jouw universiteit en kunnen je DMP reviewen voor je het indient. Dit bespaart je veel stress achteraf.
Specifieke tips per universiteit
Hoewel de basis van het DMP-template landelijk is afgestemd, heeft elke universiteit zijn eigen twist.
De Universiteit Utrecht, de Vrije Universiteit Amsterdam, de Rijksuniversiteit Groningen, Erasmus Universiteit Rotterdam — ze hebben allemaal eigen richtlijnen, eigen templates en eigen ondersteuningsstructuren. Raadpleeg altijd de research data management-pagina van jouw eigen universiteit. Daar vind je niet alleen het juiste template, maar ook voorbeelden van goedgekeurde DMP's, contactgegevens van data stewards, en soms zelfs online tools die je begeleiden bij het invullen.
DMP schrijven hoeft geen gek te zijn
Een DMP invullen voelt vaak als bureaucratische rompslomp. Maar als je er echt over nadenkt — hoe bewaar ik mijn data, hoe maak ik het vindbaar, hoe zorg ik ervoor dat anderen het kunnen gebruiken — dan draagt het bij aan beter onderzoek. Gebruik onze praktische checklist voor DMP-secties om dit proces soepel te doorlopen.
Je voorkomt dataverlies, je voldoet aan de eisen van PlanS en NWO, en je maakt je werk transparant en herbruikbaar.
Dus: begin vroeg, wees specifiek, kies de juiste tools en licenties, en praat met je data steward. Dan heb je een DMP waar je trots op mag zijn — en voorkom je veelgemaakte fouten die leiden tot afwijzing van je subsidieaanvraag.