Stel je voor: je schrijft een data management plan, je fondsverstrekker ziet het, iedereen is blij. En dan?
▶Inhoudsopgave
Dan verandert er niks meer aan dat document. Het wordt een statisch PDF'tje dat verstoffigd in een digitale map. Terwijl je onderzoek wél doorgaat, data zich opstapelt en je plan eigenlijk elke maand een update verdient. Daarom is de actieve DMP de gamechanger die veel onderzoekers — en hun financiers — hard nodig hebben.
Wat is een data management plan eigenlijk?
Een data management plan, kortweg DMP, is een document waarin je uitlegt hoe je met je onderzoeksgaande omgaat. Hoe verzamel je data?
Waar bewaar je het? Wie heeft er toegang?
En wat er gebeurt met die data na afloop van je project. Fondsenverstrekkers zoals NWO en de Europese Commissie vragen vrijwel altijd om zo'n plan. Maar hier zit het probleem: traditioneel is dat plan eenmalig.
Je schrijft het, je stuurt het op, en daarna is het klaar. Dat werkt als je onderzoek een rechte lijn is.
Maar dat is het zelden. Onderzoek verandert, methodes worden aangepast, data groeit, en soms kom je erachter dat je iets heel anders moet opslaan dan je dacht. Een statisch PDF'tje kan dat niet meebewegen.
Het statische PDF: vertrouwd, maar achterhaald
Laten we eerlijk zijn: het klassieke DMP als PDF werkt. Het voldoet aan de eisen, het ziet er netjes uit, en je kunt het makkelijk uploaden in een aanvraagsysteem.
Tools zoals DMPonline en de sjablonen van DANS maken het schrijven ervan bovendien best pijnloos.
Maar het grote nadeel? Een PDF is dood. Het is een momentopname van hoe je dacht dat je onderzoek zou verlopen op het moment dat je het schreef.
Niets meer, niets minder. Als je onderzoek verandert — en dat doet het bijna altijd — blijft je DMP een onnauwkeurige weergave van de werkelijkheid. Voor fondsverantwoording is dat een probleem. Want als je tussentijds moet rapporteren over hoe het met je data gesteld is, kloppen die cijfers en plannen misschien al niet meer.
Daar komt nog bij: een PDF is moeilijk te delen, lastig te updaten, en vrijwel nooit gekoppeld aan de werkelijke data die erin beschreven staat.
Het plan en de data leven in twee werelden. Dat is precies wat je niet wilt.
De actieve DMP: een levend document
Een actieve DMP gebruiken tijdens je onderzoek is precies wat de naam zegt: een plan dat meebeweegt met je onderzoek.
In plaats van een PDF die je eenmalig opstuurt, werk je met een online omgeving die je kunt updaten, waar je team aan meewerken, en die gekoppeld kan worden aan je onderzoeksdata. Denk aan platforms zoals DMPonline, maar dan écht als werkomgeving gebruikt.
Of aan tools zoals Research Data Management Organiser, beter bekend als RDMO, waarmee je DMP's kunt beheren, delen en exporteren in verschillende formaten. Sommige instituten werken ook met eigen systemen die gekoppeld zijn aan hun onderzoeksinfrastructuur. Het mooie van een actieve DMP is dat je op elk moment kunt zien waar je staat. Hoeveel data heb je al verzameld?
Wat maakt een DMP echt "actief"?
Zijn de opslagcapaciteiten nog voldoende? Is je privacy-impactbeoordeling nog actueel?
Dit soort informatie is goud waard voor tussentijdse evaluaties en fondsverantwoording. Niet elk online document is per se een actieve DMP. Er zijn een paar kenmerken die het verschil maken:
Regelmatige updates. Een actieve DMP wordt niet alleen bijgesteld bij de aanvraag, maar ook tijdens het project. Idealiter minstens één keer per jaar, of vaker als er significante wijzigingen zijn in je onderzoeksopzet.
Samenwerking. Meerdere teamleden kunnen aan het plan werken. Je data steward, je projectleider, je promovendus — iedereen voegt waar toe die relevant is voor zijn of haar rol.
Koppeling met data. De beste actieve DMP's zijn gekoppeld aan de plek waar je data staat. Zo kun je direct zien of je daadwerkelijk opslaat wat je belooft in je plan. Machineleesbaarheid. Een actieve DMP is niet alleen bedoeld voor mensen, maar ook voor systemen. Dat maakt het mogelijk om automatisch rapportages te genereren voor fondsverstrekkers, zonder dat je alles handmatig hoeft over te typen.
Wat betekent dit voor fondsverantwoording?
Hier wordt het echt interessant. Fondsenverstrekkers worden steeds strenger als het gaat om data management. NWO eent al dat onderzoekers hun data FAIR maken — dat staat voor Findable, Accessible, Interoperable en Reusable.
De Europese Commissie stelt vergelijkbare eisen via Horizon Europe en het Open Data Directive.
Met een statisch PDF bewijs je dat je op tijd X een plan had. Met een actieve DMP bewijs je dat je gedurende het hele project actief bezig bent geweest met goed data management.
Dat is een fundamenteel verschil. Het toont niet alleen compliance, maar ook kwaliteit en betrokkenheid. Bovendien maakt een actieve DMP het makkelijker om aan tussentijdse rapportages te voldoen.
In plaats van opnieuw te moeten bedenken hoe het met je data staat, open je gewoon je DMP en voer je de laatste updates in.
Soms kun je het zelfs direct exporteren in het format dat je fondsverstrekker verwacht.
De praktijk: hoe begin je?
Je hoeft niet van de ene op de andere dag al je processen om te gooien. Begin klein. Als je nu een statische PDF gebruikt, kijk dan of je dat document kunt overzetten naar een online omgeving zoals DMPonline of RDMO.
De meeste Nederlandse universiteiten bieden ondersteuning via hun bibliotheek of research support team.
Stel vervolgens een moment in — bijvoorbeeld bij elke projectvergadering — waarop je even naar je DMP kijkt. Is alles nog actueel? Zijn er wijzigingen in je dataverzameling?
Heb je nieuwe samenwerkingspartners die toegang moeten krijgen? Die gewoonte alleen al maakt je DMP een stuk waardevoller. En praat erover. Met je team, met je data steward, met je fondsverstrekker. Hoe meer mensen begrijpen dat een DMP geen bureaucratisch hoekje is maar een werktuig, hoe beter het wordt.
Conclusie: kies voor beweging
Het verschil tussen een statische PDF en een actieve DMP is het verschil tussen een foto en een film. De foto laat zien hoe iets er op een moment uitziet.
De film laat zien hoe het groeit, verandert en leeft. Voor fondsverantwoording, voor de kwaliteit van je onderzoek, en voor de toekomst van je data: kies voor beweging. Maak van je data management plan geen formaliteit, maar een levend onderdeel van je onderzoek.
Je fondsverstrekker zal je dankbaar zijn. En je toekomstige zelf ook.