Hoe een DMP ook echt gebruiken tijdens je onderzoek en niet alleen bij aanvang

Je hebt je Data Management Plan geschreven. Misschien met tegenzin, misschien in één ruk door de deadline heen, misschien met hulp van een sjabloon van je universiteit.

En nu ligt het ergens in een map op je laptop, vergeten en onaangeroerd. Klinkt dat bekend? Dan ben je niet de enige. Onderzoekers geven zelf toe dat hun DMP vaak een tickbox-exercice is: ingevuld voor de subsidieaanvraag en daarna nooit meer bekeken.

Maar stel je voor dat je DMP een levend document wordt dat je écht helpt tijdens je onderzoek.

Dat je tijd bespaart, fouten voorkómt en je data beter beschermt. Klinkt goed? Lees door.

Wat is een DMP eigenlijk, en waarom schrijven we het niet alleen voor de subsidie?

Een Data Management Plan is een document waarin je beschrijft hoe je met je onderzoeksdata omgaat: hoe je het verzamelt, opslaat, deelt en bewaart. In Nederland vragen subsidievers zoals NWO en ZonMw expliciet om een DMP.

De VSNU en universiteiten bieden sjablonen en ondersteuning via hun bibliotheken en research support teams.

Maar hier zit het probleem: veel onderzoekers zien het DMP als een vereiste vóórtijdens het onderzoek. Terwijl het juist in de uitvoeringsfase het meest waardevol is. Denk aan het DMP als je routebeschrijving. Je schrijft hem op voor je vertrek, maar je raadpleegt hem ook onderweg als de weg afgesloten is of je een betere route ontdekt.

Waarom je DMP na de aanvraag niet mag vergeten

Onderzoek verandert. Dat is gewoon hoe het werkt.

Je begin met een plan, maar na zes maanden blijkt dat je andere data verzamelt dan gedacht, of je gebruikt een andere software, of je samenwerkt met een partij die je niet had voorzien.

Als je DMP niet meebeweegd met je onderzoek, wordt het binnen een maand al achterhaald. En dan heb je een ander probleem: als je funder om een updated DMP vraagt, of als er een audit komt, zit je met een document dat niets van doen heeft met de werkelijkheid. Dat is niet alleen slordig, het kan ook risico's opleveren voor de integriteit van je onderzoek.

Plan S en FAIR: waarom actuele data management steeds belangrijker wordt

Binnen de Nederlandse wetenschappelijke wereld staan Open Science, Plan S en de FAIR-principles (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) hoog op de agenda. NWO eist sinds 2020 dat onderzoeksdata FAIR zijn.

Dat betekent dat je niet alleen aan het eind van je onderzoek moet uitleggen wat je met data hebt gedaan, maar ook onderweg moet borgen dat je data voldoet aan die principes. Een up-to-date DMP is daarvoor je belangrijkste instrument.

Zo gebruik je je DMP echt tijdens je onderzoek

1. Plan vaste momenten in om je DMP te checken

Kies bijvoorbeeld om de drie maanden een moment in om je DMP door te nemen.

2. Werk het samen met je team

Of koppel het aan bestaande momenten: bij de start van een nieuwe fase, na een projectoverleg, of wanneer er een subsidie-update nodig is. Zet het gewoon in je agenda.

3. Documenteer wijzigingen, niet alleen het eindresultaat

Twintig minuten per keer is genoeg. Als je in een team werkt, zorg dan dat meerdere mensen toegang hebben tot het DMP. Gebruik een gedeeld document of een platform waar je samen in kunt werken. Zo voorkom dat alleen de postdoc of de projectleider weet wat er staat, en iedereen anders doet wat hij denkt dat hoort.

Duidelijke afspraken over gedeelde data maken het verschil. Als je iets aan je data workflow verandert, noteer het dan meteen in je DMP.

4. Gebruik je DMP bij het kiezen van opslag en tools

Niet om jezelf op de vingers te trappen, maar om een betrouwbaar verslag te hebben. Dit is ook waardevol voor de replicatie van je onderzoek en voor collega's die na je verderwerken met dezelfde dataset. Veel universiteiten bieden veilige opslag aan, zoals Research Drive of Yoda (ontwikkeld door de UU en DANS).

Je DMP helpt je bewust te kiezen: welke data gaat waarheen, wie heeft toegang, en hoe lang bewaar je het? Schakel gerust een ervaren data steward in voor hulp bij je DMP; als je dit pas aan het eind doet, loop je het risico dat data op plekken staat waar ze niet horen.

5. Betrek je data steward of research support

Bijna elke Nederlandse universiteit heeft nu data stewards of research support medewerkers die je kunnen helpen met data management.

Ze kennen de specifieke eisen van funders, de beschikbare tools op jouw instelling, en de best practices voor FAIR data. Gebruik die hulp. Regelmatig overleg met een data steward houdt je DMP scherp en je onderzoek op koers.

De grootste fout die je kunt maken

De grootste fout is om je DMP te behandelen als papierwerk. Niet als een levend document, maar als een formaliteit. En dat is begrijpelijk: je bent onderzoeker, geen bureaucratiebeoefenaar.

Maar de realiteit is dat goede data management je uiteindelijk meer tijd oplevert dan het kost.

Minder zoekwerk naar bestanden, minder stress bij audits, betere samenwerking in je team, en aan het eind een dataset die echt bruikbaar is voor anderen. Een actief DMP in plaats van een statisch PDF-document dat je tijdens je onderzoek gebruikt, is geen extra last.

Het is je gids door de soms warige wereld van onderzoeksdata. Houd het bij, werk het samen, en laat het meebewegen met je onderzoek. Je zult je er later dankbaar voor zijn.