Je staat er niet alleen voor. Een Data Management Plan schrijven voelt voor veel onderzoekers als een administratieve worsteling.
▶Inhoudsopgave
Je weet dat het moet, je weet dat fondsen zoals NWO en de Europese Commissie het eisen, maar waar begin je? Precies daar komt de data steward om de hoek kijken.
En nee, dat is geen fictief personage uit een IT-film. Het is gewoon iemand die je uit het dataduwtie helpt.
Wat doet een data steward precies?
Een data steward is verantwoordelijk voor het beheer en de kwaliteit van data binnen een organisatie of onderzoeksteam.
Denk aan iemand die ervoor zorgt dat data correct worden opgeslagen, goed zijn beschreven met metadata, en voldoen aan de FAIR-principes: Findable, Accessible, Interoperable en Reusable. Maar het is meer dan alleen een bewaker van mappenstructuren. Een data steward begrijpt zowel de technische kant als de onderzoekspraktijk.
Ze weten hoe data werken én waarom jouw onderzoek erom draait. Die combinatie maakt ze onmisbaar.
Waarom is een data steward cruciaal voor je DMP?
Een Data Management Plan is geen invulformulier dat je even snel afwerkt.
Het is een levend document dat beschrijft hoe je met data omgaat: van verzamelen tot delen en bewaren. Fondsen zoals NWO, ZonMw en Horizon Europe vragen er expliciet om. En terecht.
Concrete hulp bij elk onderdeel van je DMP
Zonder begeleiding schrijven onderzoekers vaak te generieke plannen. "We bewaren de data op een veilige server." Ja, welke server? Hoe lang? In welk formaat? Wie heeft toegang? Een data steward helpt je om van vage beloften naar concrete, haalbare afspraken te komen. De meeste DMP's volgen een standaardstructuur.
De Nederlandse versie van DMPonline, ontwikkeld door het DCC en gebruikt door vrijwel alle Nederlandse universiteiten, kent zes hoofdsecties.
Een data steward begeleidt je door elk van die onderdelen. Dataverzameling en documentatie: Hoe zorg je ervoor dat je data vanaf het begin goed is beschreven? Een data steward helpt bij het kiezen van metadata-standaarden, het opstellen van codeboeken en het vastleggen van versiebeheer. Geen achteraf reconstructie meer van wat die kolom in je dataset nou eigenlijk betekende. Opslag en back-up: Waar bewaar je data tijdens je onderzoek?
Universiteiten bieden vaak specifieke omgevingen aan, zoals Yoda bij Utrecht of Research Drive bij verschillende instellingen. Een data steward van jouw faculteit weet wat de mogelijkheden zijn en helpt bij de keuze die past bij jouw data. Delen en hergebruik: Na je onderzoek moet data vaak toegankelijk worden gemaakt.
Maar hoe doe je dat zonder privacygevoelig te delen? Een data steward kent de juridische kant, helpt bij anonimisatie en wijst je naar geschikte repositories zoals DANS of 4TU.ResearchData.
Hoe vind je een data steward?
Bijna elke Nederlandse universiteit heeft inmiddels data stewards in dienst. Ze vallen vaak onder de bibliotheek of de afdeling Research Support.
Neem gewoon contact op met je faculteitsbibliotheek of kijk op de onderzoeksonderzoekspagina van je instelling. De VSNU heeft de afgelopen jaren fors geïnvesteerd in het professionaliseren van deze rol. Het aantal data stewards in Nederland is gegroeid van een handvol naar ruim honderd.
Wanneer schakel je ze in?
Dat zegt iets over hoe serieus het genomen wordt. Niet pas als je DMP moet worden ingediend.
De meeste data stewards raden aan om contact op te nemen in de beginfase van je onderzoek. Soms al tijdens het schrijven van je subsidieaanvraag. Want een goed DMP is geen nadedacht, het is onderdeel van je onderzoeksontwerp.
Leer hier hoe je een DMP actief gebruikt tijdens je onderzoek in plaats van het alleen bij aanvang in te vullen. Veel instellingen bieden ook workshops en cursussen aan.
De Research Data Nederland-community deelt regelmatig best practices en tools. En op het gebied van trainingen zijn er initiatieven als de ELIXIR-Nederland data stewardship cursussen die specifiek gericht zijn op onderzoekers die zelf meer grip willen krijgen op hun data.
Wat levert het je op?
Kortom: tijd, kwaliteit en rust. Onderzoekers die samenwerken met een data steward raken minder snel vast in administratieve rompslop.
Hun DMP's scoren hoger bij beoordeling. En hun data is uiteindelijk beter vindbaar en herbruikbaar, wat weer leidt tot meer citaties en impact. Open Science draait om transparantie en hergebruik.
Een data steward is niet de poortwachter die je tegenhoudt, maar de gesprekspartner die je vooruithelpt. Dus twijfel niet. Neem contact op. Je toekomstige zelf zal je dankbaar zijn.
Veelgestelde vragen
Wat is precies de rol van een data steward binnen een onderzoeksteam?
Een data steward is een cruciale schakel die onderzoekers helpt met het beheren van hun data. Ze zorgen ervoor dat data correct wordt opgeslagen, goed gedocumenteerd volgens de FAIR-principes en voldoet aan de eisen van een Data Management Plan, waardoor de kwaliteit en bruikbaarheid van de data tijdens het onderzoek en daarna gegarandeerd zijn.
Hoe kan een data steward helpen bij het opstellen van een Data Management Plan (DMP)?
Een data steward biedt concrete begeleiding bij elk onderdeel van een DMP, van dataverzameling en documentatie tot opslag en deling.
Wat zijn de belangrijkste verantwoordelijkheden van een data steward in relatie tot data kwaliteit?
Ze helpen onderzoekers om vage beloften om te zetten in concrete, haalbare afspraken en zorgen ervoor dat de data op een veilige en juridisch verantwoorde manier wordt beheerd, bijvoorbeeld door het anonimiseren van gevoelige informatie. Een data steward is verantwoordelijk voor het waarborgen van de kwaliteit van data binnen een onderzoeksteam. Dit omvat het opstellen van datakwaliteitsdoelen, het controleren van data op juistheid en volledigheid, en het aanpakken van eventuele problemen met de data, zoals onvolledige of verouderde informatie.
Welke tools of omgevingen worden vaak gebruikt door data stewards om onderzoekers te ondersteunen?
Data stewards werken vaak samen met universiteiten en instellingen die specifieke omgevingen aanbieden, zoals Yoda bij Utrecht of Research Drive. Ze helpen onderzoekers bij het kiezen van de juiste omgeving die past bij hun data en zorgen ervoor dat de data veilig en toegankelijk is. Bij het delen van onderzoeksdata is het belangrijk om rekening te houden met privacywetgeving en andere juridische aspecten. Een data steward kan onderzoekers adviseren over hoe ze data op een veilige manier kunnen delen, bijvoorbeeld door anonimisatie toe te passen en geschikte repositories te gebruiken zoals DANS of 4TU.ResearchData.