Stel: je bent onderzoeker aan een Nederlandse universiteit en je moet een data management plan schrijven.
▶Inhoudsopgave
Je hebt geen idee waar je moet beginnen. Gelukkig hoef je het niet alleen te doen. Er is iemand op jouw campus die precies hiervoor is aangesteld: de data steward. Maar wie zijn dat eigenlijk, wat doen ze precies, en vind je ze? In dit artikel breken we het voor je open.
Wat is een data steward eigenlijk?
Een data steward is de gesprekspartner voor alles wat met onderzoeksdata te maken heeft.
Denk aan het opstellen van data management plannen, het toepassen van de FAIR-principes (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable), en het begeleiden van onderzoekers bij het duurzaam en open delen van hun data. Ze zijn de schakel tussen beleid en praktijk. Niet de IT-afdeling, niet de bibliotheek alleen, maar een specifieke rol die zich richt op de kwaliteit en het beheer van onderzoeksdata.
De term "steward" komt uit het Engels en betekent zoiets als beheerder of rentmeester. En dat is precies wat ze doen: ze beheren data op een manier die ervoor zorgt dat die data ook over vijf of tien jaar nog bruikbaar, vindbaar en toegankelijk is. Belangrijk voor herhaalbaarheid van onderzoek, en dus voor wetenschappelijke integriteit.
Waarom zijn data stewards zo belangrijk geworden?
De afgelopen jaren is de druk op onderzoekers enorm toegenomen. Financiers zoals NWO en de Europese Commissie eisen steeds vaker een data management plan bij een subsidieaanvraag.
Ook de VSNU en het Nationaal Programma Open Science (NPOS) pushen hard richting Open Science. Het Plan S-initiatief, dat streeft naar volledig Open Access publiceren, heeft daar ook aan bijgedragen. Maar laten we eerlijk zijn: de meeste onderzoekers zijn geen data-experts.
Ze zijn experts in hun vakgebied. Daarom zijn data stewards onmisbaar geworden.
Ze vertalen ingewikkeld beleid naar praktische adviezen. Ze helpen bij het kiezen van de juiste opslag, het anonimiseren van gevoelige data, en het vinden van geschikte data repositories.
Welke universiteiten hebben data stewards?
Inmiddels heeft vrijwel elke Nederlandse universiteit data stewards in dienst. De precieze organisatie verschilt per instelling, maar er zijn duidelijke patronen te herkennen.
Aan de Rijksuniversiteit Groningen zijn data stewards verbonden aan de Central Medical Library en de Faculteit der Wetenschappen. Ze bieden ondersteuning bij data management plannen en organiseren regelmatig workshops. De Universiteit Utrecht heeft een team data stewards binnen de Research Data Management Support, dat nauw samenwerkt met de universiteitsbibliotheek en de ICT-afdeling. Ook Erasmus Universiteit Rotterdam heeft een gestructureerd RDM-supportteam, met data stewards per faculteit.
De Vrije Universiteit Amsterdam kent het Research Data Management-team dat ondersteuning biedt op het gebied van FAIR data en data publishing. Aan de Universiteit van Amsterdam zijn data stewards actief binnen de Library en de Graduate Schools. Radboud Universiteit in Nijmegen heeft het Research Data Management Support-team, en Tilburg University biedt vergelijkbare ondersteuning via hun Library & IT Services. Ook de technische universiteiten doen mee. TU Delft heeft een uitgebreid Research Data Management-programma met data stewards die zich richten op engineeringdata en grote datasets. TU Eindhoven en de Universiteit Twente hebben vergelijkbare structuren opgezet.
Wat kun je precies vragen aan een data steward?
Kortom: bijna alles wat met onderzoeksdata te maken heeft. Hier een paar concrete voorbeelden:
Je kunt ze vragen om je te helpen met het schrijven van een data management plan, of DMP.
Veel universiteiten gebruiken daarvoor templates gebaseerd op de DMPonline-tool, ontwikkeld door het Digital Curation Centre. Data stewards kennen deze tools en kunnen je begeleiden bij het invullen. Ook kun je ze raadplegen over hoe je data het beste opslaat tijdens je onderzoek.
Niet gewoon op je laptop of een USB-stick, maar op beveiligde universiteitsservers of in de cloud via bijvoorbeeld SURF Research Drive. Ze kunnen je adviseren over versiebeheer, back-ups, en toegangsrechten. En wat als je data persoonsgegevens bevat? Dan helpen data stewards je met privacy-aspecten, het opstellen van een Data Protection Impact Assessment (DPIA), en het anonimiseren of pseudonimiseren van je dataset.
Handig als je werkt met medische of sociaal-wetenschappelijke data. Tot slot: als je onderzoek afgerond is, helpen ze je bij het publiceren van je data in een vertrouwde repository.
Denk aan DANS (Data Archiving and Networked Services), 4TU.ResearchData, of domeinspecifieke zoals het European Nucleotide Archive voor biologen.
Hoe vind je de data steward op jouw universiteit?
De makkelijkste manier: ga naar de website van jouw universiteit en vind de data steward van jouw faculteit. De meeste universiteiten hebben hiervoor een duidelijke landingspagina.
Vaak vind je daar ook contactgegevens, openingsuren van walk-in-sessies, en links naar online hulpmiddelen. Daarnaast kun je kijken op de website van de Vereniging van Samenwerkende Nederlandse Universiteiten (VSNU) of op accelerateopenscience.nl, waar informatie over Open Science-initiatieven in Nederland wordt samengebracht. Ook de RDM-ondersteuning van SURF, de ICT-samenwerkingsorganisatie voor het onderwijs en onderzoek, biedt waardevolle tools en handleidingen.
De toekomst van data stewardship in Nederland
Het aantal data stewards in Nederland groeit. Universiteiten investeren steeds meer in Research Data Management, mede door de Europese Open Science Cloud (EOSC) en nationale plannen rondom FAIR data.
De verwachting is dat data stewards in 2026 niet langer een nichefunctie zijn, maar een standaardonderdeel van elke onderzoeksinfrastructuur.
Wat ook verandert: de rol wordt breder. Data stewards richten zich steeds meer op data ethics, algoritmische transparantie, en het begeleiden van onderzoekers bij het omgaan met AI en grote taalmodellen in hun onderzoek. De rol evolueert van data-beheerder naar data-strateg.
Dus als onderzoeker: neem vandaag nog contact op met jouw data steward. Niet pas als je hulp nodig hebt bij je DMP, maar aan het begin van je onderzoek. Want goed data management is geen administratieve last. Het is de basis van betrouwbaar, herhaalbaar en open onderzoek. En daar hebben we allemaal wat aan.
Veelgestelde vragen
Wat is precies de rol van een data steward binnen een universiteit?
Een data steward is een cruciale schakel binnen een universiteit, die onderzoekers ondersteunt bij het opstellen van data management plannen en het naleven van FAIR-principes. Ze fungeren als adviseur en vertalen complexe beleidsregels om naar praktische stappen, waardoor onderzoekers hun data duurzaam en open kunnen delen en de wetenschappelijke integriteit kan worden gewaarborgd.
Welke vaardigheden zijn belangrijk voor iemand die data steward wil worden?
Hoewel onderzoekers experts zijn in hun vakgebied, is data management een aparte expertise. Een data steward moet dus in staat zijn om beleid te vertalen naar praktische adviezen, data te analyseren en te monitoren, en onderzoekers te begeleiden bij het kiezen van de juiste opslagmethoden en data repositories. Het is dus belangrijk om een combinatie van analytische vaardigheden en communicatievaardigheden te hebben.
Waar kan ik een data steward vinden op mijn universiteit?
De contactgegevens van data stewards verschillen per universiteit, maar ze zijn inmiddels bij vrijwel elke Nederlandse universiteit in dienst.
Wat is het belang van data management plannen voor onderzoekers?
Neem contact op met de centrale bibliotheek of de faculteit waar je onderzoek doet, of zoek op de website van je universiteit naar de afdeling Research Data Management Support. Onderzoekers worden steeds meer verplicht om een data management plan op te stellen bij subsidieaanvragen, mede door eisen van financiers zoals NWO en de Europese Commissie. Een data management plan helpt onderzoekers om hun data op een gestructureerde manier te beheren, waardoor de data over langere tijd bruikbaar blijft en hergebruik mogelijk is. FAIR staat voor Findable, Accessible, Interoperable en Reusable.
Wat zijn de FAIR-principes en waarom zijn ze belangrijk voor onderzoek?
Deze principes zorgen ervoor dat onderzoeksdata gemakkelijk te vinden, toegankelijk, bruikbaar en hergebruikbaar is. Door deze principes te volgen, wordt de wetenschappelijke integriteit bevorderd en kan onderzoek op een efficiëntere manier worden voortgezet.