Je moet een data management plan schrijven. Of je moet je onderzoekdata netjes archiveren.
▶Inhoudsopgave
Of je hebt gewoon geen idee waar je moet beginnen met al die regels rondom open science en FAIR data. Geen paniek. Er is iemand binnen jouw universiteit die precies voor zulke vragen is aangesteld: de Data Steward. Alleen… hoe vind je die persoon?
En wat mag je eigenlijk allemaal vragen? Dat bespreken we hier.
Wat is een Data Steward eigenlijk?
Een Data Steward is gespecialiseerd in onderzoeksdatamanagement. Ze weten alles over het opslaan, delen en beheren van onderzoekdata volgens de FAIR-principes: Findable, Accessible, Interoperable en Reusable.
Ze kennen de richtlijnen van jouw universiteit, de vereisten van subsidieverstrekkers zoals NWO en de Europese Commissie, en ze weten hoe je data zo organiseert dat jij én anderen er later nog iets mee kunnen. Belangrijk om te weten: Data Stewards zijn geen IT-medewerkers. Ze bouwen geen databases en repareren geen laptops. Ze zijn adviseurs. Ze helpen je nadenken over je data vóór, tijdens en ná je onderzoek.
Waar vind je de Data Steward van jouw faculteit?
De meeste Nederlandse universiteiten hebben inmiddels Data Stewards aangesteld, vaak per faculteit of per onderzoeksgroep. De makkelijkste manieren om ze te vinden:
1. Check de website van jouw universiteit. Zoek op de site van je universiteit naar "Data Steward" of "research data management". Op de site van bijvoorbeeld de Universiteit Utrecht, de Vrije Universiteit Amsterdam of de Rijksuniversiteit Groningen vind je vaak een overzicht van Data Stewards per faculteit met hun contactgegevens.
2. Neem contact op met de universiteitsbibliotheek. De bibliotheek is bij vrijwel alle Nederlandse universiteiten het centrale aanspuntpunt voor vragen over onderzoeksdata.
Zij kunnen je doorverwijzen naar de juiste Data Steward binnen jouw faculteit. 3. Vraag je leidinggevende of collega's. Het klinkt simpel, maar veel onderzoekers weten niet dat er een Data Steward beschikbaar is. Vraag het gewoon eens rond in je onderzoeksgroep. Iemand heeft het vaker voorgehad. 4.
Kijk op het netwerk van Research Data Nederland (RDNL). Research Data Nederland bundelt expertise over datamanagement vanuit alle Nederlandse universiteiten en onderzoeksinstellingen. Op hun site vind je informatie over wie waar te bereiken is. 5.
Stuur een e-mail naar de faculteitssecretaris. Als je echt niet weet waar je moet zoeken, dan kan de administratie van je faculteit je doorverwijzen. Ze weten wie er verantwoordelijk is voor wat.
Wat kun je een Data Steward vragen?
Hier wordt het interessant. Veel onderzoekers denken dat ze alleen een Data Steward nodig hebben als er iets misgaat.
Hulp bij je Data Management Plan
Maar juist vroegtijdig advies bespaart je veel werk. Dit zijn de belangrijkste dingen die je kunt vragen: Bijna elke subsidieaanvraag — van NWO, ZonMw tot Horizon Europe — vraagt om een Data Management Plan (DMP). Een Data Steward helpt je dat plan opstellen.
Ze weten welke onderdelen verplicht zijn, hoe gedetailleerd het plan moet zijn, en welke templates jouw universiteit gebruikt. Sommige universiteiten werken met DMPonline, een tool van de Digital Curation Centre.
Hoe bewaar je data veilig en volgens de regels?
Je Data Steward kan je daarmee begeleiden. Wat mag je met persoonsgegevens?
Hoe lang moet je data bewaren? Welke opslagvorm is geschikt voor jouw type onderzoek? De meeste universiteiten hebben een beleid dat onderzoekdata minimaal 10 jaar moet worden bewaard na publicatie. Data Stewards aan Nederlandse universiteiten vertellen je precies hoe dat werkt binnen jouw context en welke versleuteling of toegangsbeheer nodig is. De FAIR-data principes zijn inmiddels verplicht voor al het gefinancierde onderzoek in Nederland.
Hoe maak je je data FAIR?
Maar wat betekent dat in de praktijk? Een Data Steward helpt je metadata toevoegen, kiezen voor de juiste bestandsformaten, en je data beschikbaar stellen via een erkend data repository zoals DANS (Data Archiving and Networked Services) of 4TU.ResearchData.
Als je werkt met medische data, interviews of andere persoonsgegevens, gelden extra regels onder de AVG. Een Data Steward helpt je bij het schrijven van een DMP en kan je adviseren over anonimisatie, informed consent, en of je een Data Protection Impact Assessment (DPIA) nodig hebt. Dit is geen luxe — het is verplicht.
Wat moet je doen met gevoelige of persoonsgegevens?
Open science is het uitgangspunt, maar soms mag of kun je data niet open delen.
Een Data Steward helpt je de balans te vinden tussen openheid en bescherming. Ze kunnen je uitleggen hoe je data "open as possible, as closed as necessary" houdt, bijvoorbeeld door gebruik te beperken via een databeheersovereenkomst.
Hoe deel je data open (of juist niet)?
Neem vroeg contact op, niet op het laatste moment
De grootste fout die je kunt maken? Wachten tot je data management plan over drie dagen ingeleverd moet zijn.
Data Stewards zijn overal druk mee, en goede begeleiding kost tijd. Neem contact op aan het begin van je onderzoek, of zelfs al tijdens het schrijven van je subsidieaanvraag. Dan haal je het meeste uit hun expertise.
En wees niet verlegen. Data Stewards staan er voor jou.
Het is letterlijk hun taak om onderzoekers te helpen. Je valt niemand lastig — je doet gewoon je werk goed.
Veelgestelde vragen
Wat houdt de rol van een Data Steward precies in?
Een Data Steward is een specialist die onderzoekers helpt met het organiseren en beheren van hun data volgens de FAIR-principes (Findable, Accessible, Interoperable en Reusable). Ze adviseren over de beste manier om data op te slaan, te delen en te gebruiken, zodat deze ook in de toekomst nog bruikbaar is.
Waar kan ik de Data Steward van mijn faculteit vinden?
Er zijn verschillende manieren om de Data Steward te vinden. Begin met het controleren van de website van je universiteit op de pagina's "Data Steward" of "research data management".
Welke vragen kan ik een Data Steward stellen?
Als dat niet lukt, kun je contact opnemen met de universiteitsbibliotheek, die je vaak doorverwijst naar de juiste persoon binnen je faculteit. Je kunt een Data Steward vragen over het opstellen van een Data Management Plan, het organiseren van je data volgens de FAIR-principes en het naleven van richtlijnen van subsidieverstrekkers zoals NWO en de Europese Commissie. Ze kunnen je helpen bij het plannen en implementeren van een effectieve datamanagementstrategie.
Wat is het verschil tussen een Data Steward en een IT-medewerker?
Hoewel beide betrokken zijn bij data, zijn Data Stewards geen IT-medewerkers. Ze zijn adviseurs die je helpen met het denken over je data voordat, tijdens en na je onderzoek, terwijl IT-medewerkers zich richten op de technische infrastructuur en het beheer ervan.
Wat zijn de belangrijkste richtlijnen die een Data Steward hanteert?
Data Stewards werken volgens de FAIR-principes, maar ook volgens de specifieke richtlijnen van je universiteit en eventuele subsidieverstrekkers. Ze zorgen ervoor dat je data vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar is, zodat anderen er ook iets mee kunnen.