Wat schrijf je in een DMP over data na afloop van het project

Je onderzoek is bijna klaar, de laatste analyses zijn gedaan, het artikel is ingediend. En dan moet je ineens nog aan je Data Management Plan werken.

Ja, ook al is het project al bijna voorbij. Want wat er met je data gebeurt na het project is minstens zo belangrijk als wat er tijdens het onderzoek gebeurt.

In dit artikel lees je precies wat je hierover moet opnemen in je DMP, waarom het zo belangrijk is, en hoe je het het beste aanpakt.

Waarom is data na afloop zo belangrijk?

Stel je voor: je hebt maandenlang data verzameld. Interviews, meetgegevens, genetische sequenties, surveyresultaten — noem maar op.

En dan stopt het project. Wat gebeurt er dan met al die data? Wordt het opgeslagen? Voor hoe lang? Is het nog vindbaar voor andere onderzoekers?

Of verdwijnt het gewoon op een harde schijf die ergens in een kast ligt te verstoffen? Dat laatste gebeurt vaker dan je denkt.

En dat is precies waarom funders, universiteiten en de wetenschappelijke gemeenschap steeds strenger worden over data na afloop.

Het idee is simpel: onderzoeksdata heeft vaak een waarde die ver het eigen project te overstijgt. Andere onderzoekers kunnen er mee verderwerken. Resultaten kunnen worden gerepliceerd. En belastinggeld is erin gestoken, dus het moet niet verloren gaan.

De VSNU en organisaties zoals DANS en 4TU.ResearchDataNWO en de Europese Commissie (via Horizon Europe) stellen specifieke eisen aan wat je in je DMP moet beschrijven over de periode na afloop.

Wat moet er minimaal in je DMP staan over data na afloop?

Laten we het concreet maken. Hieronder vind je de belangrijkste onderdelen die je moet behandelen.

Hoe lang bewaar je de data?

Dit is misschien wel de eerste vraag die je moet beantwoorden. De standaardrichtlijn in Nederland is: bewaar je onderzoeksdata minimaal 10 jaar na afloop van het project. Dit geldt voor de meeste Nederlandse funders, waaronder NWO en ZonMw, die ook kijken naar hoe reviewers jouw DMP beoordelen.

Sommige disciplines of funders vragen langer — bijvoorbeeld bij medisch of longitudinaal onderzoek kan 15 of zelfs 20 jaar gebruikelijk zijn.

Waar sla je de data op?

Geef in je DMP duidelijk aan hoe lang je de data bewaart en waarom je voor die periode kiest. Verwijs eventueel naar de richtlijnen van je instelling of funder. Je hebt grofweg twee opties: je data archiveren in een trusted repository of je data bewaren op een andere manier (bijvoorbeeld op servers van je universiteit). De voorkeur gaat uit naar een erkende repository. Denk aan:

Als je kiest voor een repository, noem in je DMP welke repository je gebruikt en waarom. Als je data niet in een repository opslaat, moet je uitleggen hoe je toch zorgt voor langdurige toegankelijkheid en veiligheid.

• DANS (Data Archiving and Networked Services) — de nationale kennisinstituut voor geesteswetenschappen en sociale wetenschappen, maar ook geschikt voor andere disciplines.
• 4TU.ResearchData — specifiek gericht op technische wetenschappen en engineering.
• GenBank of EBI — voor genetische en biologische data.
• Dryad of Zenodo — internationale repositories die breed toegankelijk zijn.

Het is niet genoeg om data gewoon ergens te bewaren. Ze moeten ook vindbaar zijn. Dat betekent dat je metadata beschikbaar stelt: informatie over wat de data bevat, hoe het is verzameld, en onder welke voorwaarden het gebruikt mag worden.

Is de data vindbaar en toegankelijk?

Gebruik daarvoor een persistent identifier (zoals een DOI) zodat anderen je data kunnen citeren.

En kies een duidelijke licentie voor hergebruik. De CC-BY-licentie is de meest gebruikte in de wetenschap, maar afhankelijk van je data kunnen andere licenties beter passen. Let ook op de FAIR-principles: je data moet Findable, Accessible, Interoperable en Reusable zijn.

Dit is geen luxe, maar een basisvereiste van vrijwel elke funder. Soms kan je data gewoon niet vrij beschikbaar worden gemaakt.

Wat als data niet openbaar kan zijn?

Denk aan privacygevoelige gegevens, bedrijfsgeheimen, of data onder intellectuele eigendomsrechten. Dat is prima, maar je moet het wel uitgelegd uitleggen in je DMP.

Geef aan: Zelfs als de data niet openbaar is, kun je vaak wel de metadata openbaar maken. Zo weten anderen dat de data bestaat, zonder dat ze de inhoud kunnen zien. Dit is een onderdeel dat veel mensen over het hoofd zien.

• Waarom de data niet openbaar kan zijn (bijvoorbeeld privacywetgeving zoals de AVG/GDPR).
• Welke beperkingen er gelden voor toegang.
• Hoe onderzoekers toegang kunnen aanvragen als dat mogelijk is (bijvoorbeeld via een datacommittee of beperkte toegang).

Na afloop van het project is er vaak geen projectleider of onderzoeker meer die actief bezig is met de data.

Wie is verantwoordelijk?

Toch moet het duidelijk zijn wie verantwoordelijk is voor het beheer. Dat kan zijn: Noem in je DMP expliciet wie verantwoordelijk is voor welke data en hoe die verantwoordelijkheid is geregeld. Een simpele zin als "Na afloop wordt de data overgedragen aan DANS, waar het beheer wordt overgenomen" kan al genoeg zijn. Langdurig data beheer kost geld.

Repositories rekenen soms vergoedingen voor opslag, vooral bij grote datasets. En ook het voorbereiden van data voor archivering (documentatie, anonimisatie, formaten omzetten) kost tijd.

• De onderzoekshoofd (meestal de PI).
• De universiteit of onderzoeksinstelling (vaak via de bibliotheek of een datamanagementteam).
• Een repository die het langdurige beheer overneemt.

Neem deze kosten op in je projectbudget. NWO en Horizon Europe staan het toe om kosten voor data management en archivering op te nemen in je aanvraag. Maak er dus geen taboe van — het is een legitiem onderdeel van goed onderzoek.

Wat kost het?

Samengevat: de checklist

Om het je makkelijk te maken, hier een overzicht van wat je in je DMP moet opnemen over data na afloop: ook als je werkt met data van externe partners ben je met deze onderdelen goed op weg. Het hoeft niet ingewikkeld te zijn — het gaat erom dat je nagedacht hebt over wat er met je data gebeurt als het project voorbij is. Want goede data verdient een tweede leven.

• Bewaarterminus (minimaal 10 jaar).
• Opslaglocatie of repository.
• Vindbaarheid en toegankelijkheid (metadata, DOI, licentie).
• Redenen voor beperkte toegang (indien van toepassing).
• Verantwoordelijke voor langdurig beheer.
• Geschatte kosten voor archivering.