Je hebt je onderzoeksvraag uitgetypt, je literatuurstudie bijna af, en dan moet je ineens een Data Management Plan inleveren. Klinkt misschien als extra papierwerk, maar het is eigenlijk veel belangrijker dan je denkt.
▶Inhoudsopgave
Want zonder een goed DMP kom je bij subsidieaanvragen van NWO of ZonMw echt niet verder. Maar wat vinden die reviewers nou precies belangrijk? En waar lopen onderzoekers het meest mee vast? Laten we het eens hebben over wat er écht telt.
Wat is een Data Management Plan eigenlijk?
Een Data Management Plan, of DMP, is gewoon een document waarin je uitlegt hoe je met je onderzoeksdata omgaat.
Niet alleen tijdens je onderzoek, maar ook erna. Hoe verzamel je data? Waar bewaar je het veilig?
Wie heeft er toegang tot? En wat er met die data gebeurt als je onderzoek is afgerond.
Zowel NWO als ZonMw vragen om een DMP bij bepaalde subsidierondes. Het is niet zomaar een verplichting — het laat zien dat je als onderzoeker goed nadenkt over de kwaliteit, veiligheid en toegankelijkheid van je werk.
En dat is precies waar reviewers naar kijken.
De beoordelingscriteria van NWO
NWO heeft duidelijke eisen voor Data Management Plans. Ze volgen grofweg de richtlijnen van de FAIR-principes: data moet vindbaar, toegankelijk, interoperabel en herbruikbaar zijn.
1. Beschrijving van je data
Maar wat betekent dat in de praktijk? Reviewers willen zien dat je goed beschrijft welk soort data je gaat verzamelen.
Ga je surveys doen? Laboratoriummetingen? Interviews? Vermeld het. En belangrijker nog: vertel hoe je die data gaat organiseren. Denk aan bestandsnamen, mappenstructuur en versiebeheer. Hoe specifieker je bent, hoe beter.
2. Opslag en back-up tijdens het onderzoek
Reviewers checken of je data tijdens het onderzoek veilig wordt opgeslagen. Gebruik je alleen je laptop?
Dan is dat een rood wantje. NWO verwacht dat je gebruikmaakt van betrouwbare opslag, bijvoorbeeld via je universiteit of een erkend data-archief. Back-up is hierbij essentieel — je moet kunnen aantonen dat je data niet verloren kan gaan.
3. Delen van data na afloop
NWO stimuleert open science. Dat betekent dat je na afloop van je onderzoek je data beschikbaar moet stellen voor andere onderzoekers, tenzij er goede redenen zijn om dat niet te doen.
Denk aan privacygevoelige informatie of octrooirechten. Maar als je data gedeeld kan worden, dan moet je uitleggen hoe en waar je dat doet.
4. Privacy en ethiek
Een erkend data-archief zoals DANS of 4TU.ResearchData is hierbij een goede keuze. Als je werkt met persoonsgegevens, dan kijken reviewers extra kritisch. Je moet aantonen dat je voldoet aan de AVG.
Dat betekent: informed consent, anonimisering waar mogelijk, en duidelijke afspraken over wie toegang heeft tot gevoelige data. Dit onderdeel kan snel over het hoofd worden gezien, maar het is absoluut cruciaal.
De beoordelingscriteria van ZonMw
ZonMw richt zich op gezondheidszorg en welzijnsonderzoek. Hun eisen voor DMPs lijken op die van NWO, maar er zitten belangrijke verschillen in de kanttekeningen.
1. ZonMw legt extra nadruk op privacy
Omdat ZonMw veel onderzoek financiert waarbij patiëntgegevens een rol spelen, is hier extra aandacht voor.
2. Hergebruik van data als speerpunt
Reviewers kijken niet alleen of je een AVG-verklaring hebt, maar ook of je een volledige Data Protection Impact Assessment, of DPIA, hebt uitgevoerd als dat nodig is. Dit is bij NWO minder vaak het geval, maar bij ZonMw kan je er niet onderuit. ZonMw vindt het bijzonder belangrijk dat onderzoeksdata na afloop daadwerkelijk herbruikbaar is.
Ze willen zien dat je niet alleen een archief kiest, maar ook dat je data goed documenteert. Dat betekent: leesbare bestanden, duidelijke metadata, en een beschrijving van de context waarin de data is verzameld. Zonder die context is hergebruik voor andere onderzoekers bijna onmogelijk. Een verschil met NWO is dat ZonMw vaak een specifieke tijdslijn vragt voor het beschikbaar maken van data.
3. Tijdslijn voor beschikbaarstelling
Bijvoorbeeld: binnen zes maanden na afloop van het onderzoek. Reviewers controleren of je plan daar rekening mee houdt.
Een vaag antwoord als "we delen de data op een geschikt moment" werkt hier niet.
Veelgemaakte fouten in een DMP
Nu je weet waar reviewers op letten, nog even de grootste valkuilen. Want die zijn verrassend eenvoudig te vermijden. De eerste fout: te algemeen schrijven.
Zeg niet gewoon "we bewaren data veilig op de universiteit." Vertel precies hoe, waar en via welke dienst.
De tweede fout: de ethische kant onderschatten. Vooral bij onderzoek met menselijke deelnemers moet je dit onderdeel zorgvuldig uitwerken.
En de derde fout: vergeten te specificeren wat er met data gebeurt als het project is afgelopen. Wordt data bewaard? Voor hoe lang? Of wordt het verwijderd, en zo ja, wanneer en hoe?
Een goed DMP schrijven? Begin vroeg
Het belangrijkste advies dat je mee kunt nemen: schrijf je DMP niet op het laatste moment. Begin er al in een vroeg stadium mee, zelfs voordat je subsidieaanvraag compleet is. Voorkom veelgemaakte fouten in je DMP en bespreek het plan tijdig met je data steward of research support afdeling aan de universiteit.
Zij kennen de specifieke eisen en kunnen je helpen om niets te vergeten.
En onthoud: een DMP is geen statisch document. Het mag en moet meegroeien met je onderzoek, zeker als je kijkt naar de eisen voor je PhD-traject bij de Graduate School.
Beide organisaties begrijpen dat er tussentijds aanpassingen nodig kunnen zijn. Zolang je maar aantoont dat je er bewuste keuzes in maakt, ben je op de goede weg.