Je begint aan je PhD in Nederland. Spannend, uitdagend, en ja — er komt best wat administratie bij kijken.
▶Inhoudsopgave
Eén van die dingen? Een Data Management Plan, ofwel een DMP.
Geen zorgen, het is minder eng dan het klinkt. Maar je moet er wel mee aan de slag. Laten we het gewoon even helder maken.
Wat is een DMP eigenlijk?
Een Data Management Plan is gewoon een document waarin je uitlegt hoe je met je onderzoeksdata omgaat. Niet alleen tijdens je PhD, maar ook erna.
Wie heeft er toegang? Waar bewaar je alles?
Wat gebeurt er met je data als je klaar bent? En belangrijk: hoe zorg je ervoor dat anderen je data kunnen vinden en hergebruiken? Kortom: een DMP is geen bureaucratisch papierwerkje.
Het is een praktisch plan dat ervoor zorgt dat je data veilig, georganiseerd en toegankelijk blijft. En ja, je Graduate School wil dat je het hebt.
Waarom wil je Graduate School een DMP?
Nederlandse universiteiten nemen data management serieus. Dat komt niet uit het niets.
Zowel NWO als de Europese Commissie vragen al jarenlang om een DMP bij onderzoeksprojecten. De VSNU heeft hierin een belangrijke rol gespeeld door richtlijnen te ontwikkelen rond Open Science, Open Access en FAIR data. Maar voor jou als PhD-student is de reden nog praktischer: een goed DMP beschermt jouw werk. Stel je voor dat je laptop crasht of dat je na vier jaar niet meer terug kunt vinden waar je die ene dataset hebt opgeslagen. Met een DMP heb je een duidelijke structuur, en dat scheelt je een hoop stress.
Wat staat er in een DMP voor PhD-trajecten?
De meeste Nederlandse Graduate Schools gebruiken een standaard DMP-template. Vaak gebaseerd op de richtlijnen van NWO of de Europese Commissie.
Welke data verzamel je?
Wat er meestal in staat: Je beschrijft hier wat voor soort data je gaat verzamelen. Denk aan interviews, survey-resultaten, labmetingen, code, beeldmateriaal — alles erbij. Ook geef je aan hoeveel data het gaat worden en in welk formaat je alles opslaat.
Hoe organiseer en documenteer je je data?
Je legt uit hoe je bestanden noemt, welke mappenstructuur je gebruikt en hoe je versiebeheer doet. Dit klinkt misschien als overkill, maar na twee jaar onderzoek ben je blij dat je het vanaf het begin goed hebt geregeld.
Hoe bewaar en backup je je data?
Waar sla je alles op? De universiteit biedt meestal bewaardiensten aan, zoals Yoda van de UU of Research Drive.
Je Graduate School wil weten dat je data niet alleen op je laptop staat, maar ook ergens veilig wordt bewaard. Regelmatig backuppen is een must. Je moet aangeven hoe lang je data bewaart en of je data beschikbaar maakt voor anderen. Veel Graduate Schools vragen om minimaal tien jaar bewaren.
Wat gebeurt er met je data na je PhD?
En als je data FAIR maakt — Findable, Accessible, Interoperable en Reusable — dan kun je het beste overwegen om het te archiveren in een erkend data-archief zoals DANS. Je beschrijft wie er toegang heeft tot je data.
Jijzelf, je promotor, je begeleider, of ook anderen? En hoe ga je om met privacygevoelige data? Als je werkt met persoonsgegevens, moet je voldoen aan de AVG. Dat betekent dat je duidelijk moet aangeven hoe je die data beschermt.
Wie is verantwoordelijk en wie heeft toegang?
Wanneer moet je je DMP hebben?
De meeste Graduate Schools willen dat je binnen het eerste half jaar van je PhD een eerste versie van je DMP indient. Soms zelfs al bij je start. Het is geen statisch document — je moet het regelmatig updaten.
Meestal wordt er gevraagd om het jaarlijks te herzien en aan te passen als je onderzoek verandert.
Let op: als je NWO-financiering hebt, gelden er specifieke eisen. NWO vraagt om een DMP binnen zes maanden na de start van je project.
Wil je weten hoe reviewers jouw DMP beoordelen? Ze willen in ieder geval dat je data uiteindelijk open beschikbaar maakt, tenzij er goede redenen zijn om dat niet te doen.
Praktische tips om je DMP te schrijven
Begin vroeg. Niet omdat het ingewikkeld is, maar omdat je dan gewoon een goede gewoonte opbouwt. Gebruik de template van je Graduate School — die bestaat bijna altijd.
En praat met je begeleider. Zij hebben hier meer mee dan je denkt.
Maak het niet te ingewikkeld. Je DMP hoeft geen wetenschappelijk artikel te zijn.
Gewoon helder uitleggen wat je doet met je data is genoeg. En als je twijfelt: kijk eens naar voorbeelden van DMP's van collega-promovendi of op de website van je universiteit. Denk ook aan tools.
Programma's zoals DMPonline helpen je met het opstellen van een DMP. Veel Nederlandse universiteiten bieden deze tool gratis aan.
Het stelt je gerichte vragen en genereert er een mooi plan van.
Wat als je het niet doet?
Stel je voor: je Graduate School vraagt om je DMP en je hebt er geen. Dat is geen prettige situatie.
Sommige scholen houden het goed beheerde DMP zelfs als voorwaarde voor je voortgangsgesprek of je jaarlijkse evaluatie. Kortom: het is geen optie om het te negeren. Maar eerlijk gezegd? Een goed DMP werkt ook in jouw voorkant.
Het geeft rust, overzicht en zekerheid. En als je ooit data wilt delen of hergebruiken — van jezelf of van anderen — dan merk je pas hoe waardevol goede data management is.
Samengevat
Een DMP is geen last, maar een hulpmiddel. Je Graduate School vraagt erom omdat het belangrijk is — voor jouw onderzoek, voor de wetenschap en voor de transparantie van wat we met publiek geld doen. Leer hoe je een DMP actief inzet tijdens je onderzoek.
Begin vroeg, houd het simpel, en update het regelmatig. Dan heb je er niks meer aan dan een stukje rust in je PhD-leven.
Veelgestelde vragen
Wat is precies een Data Management Plan (DMP)?
Een Data Management Plan is een gedocumenteerd plan waarin je beschrijft hoe je met je onderzoeksdata omgaat gedurende je PhD en daarna. Het omvat zaken als wie er toegang heeft, waar de data wordt opgeslagen, en hoe je ervoor zorgt dat anderen je data kunnen vinden en hergebruiken, zodat het nuttig blijft. Omdat Nederlandse universiteiten en onderzoeksinstituten data management steeds serieuzer nemen, zoals blijkt uit richtlijnen van NWO en de Europese Commissie.
Waarom is een DMP zo belangrijk voor PhD-studenten in Nederland?
Een goed DMP beschermt je werk en zorgt ervoor dat je data veilig en toegankelijk blijft, zelfs als er onverwachte gebeurtenissen plaatsvinden.
Wat staat er typisch in een DMP voor een PhD-project?
Een DMP beschrijft doorgaans de soorten data die je gaat verzamelen (zoals interviews, labresultaten of code), hoe je deze data organiseert en documenteert (bijvoorbeeld met een duidelijke bestandsnaamgeving en mappenstructuur), en hoe je ze veilig bewaart en backupt, vaak via de bewaardiensten van de universiteit. Veel Graduate Schools eisen dat je je data minimaal tien jaar bewaart, maar het is verstandig om te kijken naar de specifieke eisen van jouw instelling.
Hoe lang moet ik mijn onderzoeksdata bewaren volgens de richtlijnen?
Het is belangrijk om na te denken over de lange termijn beschikbaarheid van je data voor anderen. FAIR data (Findable, Accessible, Interoperable, Reusable) is een belangrijk concept. Wanneer je data FAIR maakt, vergroot je de kans dat anderen je data kunnen vinden, gebruiken en hergebruiken, wat de impact van je onderzoek kan vergroten en de wetenschappelijke kennis verder kan ontwikkelen.