DMP in relatie tot Open Access: hoe koppel je data aan je publicatie in het plan

Je hebt je artikel ingediend bij een tijdschrift, je onderzoek is af, en nu? Dan is het tijd om je data zichtbaar en vindbaar te maken.

Want wat is het punt van Open Access publiceren als je onderzoeksgdata verdwijnt in een mapje op je laptop precies? Daar komt het Data Management Plan om het hoekje bij kijken. In dit artikel lees je hoe je in je DMP een duidelijke koppeling legt tussen je data en je publicatie, zodat je onderzoek écht herbruikbaar wordt.

Wat is een Data Management Plan eigenlijk?

Een Data Management Plan, of DMP, is een document waarin je uitlegt hoe je met je onderzoeksgdata omgaat. Niet alleen tijdens je project, maar ook erna.

Denk aan waar je data opslaat, hoe je het organiseert, wie er toegang heeft, en hoe je het deelt met de wereld.

Steeds meer subsidieverschaffers vragen om een DMP. NWO, de EU via Horizon Europe, en ZonMw stellen het letterlijk als voorwaarde. Maar ook universiteiten en onderzoeksinstellingen verwachten tegenwoordig dat je er een hebt.

Een DMP is geenmal een verplichting die je even snel invult en dan vergeet. Het is een levend document. Je past het aan naarmate je project vordert. En het mooie is: als je het goed opzet, heb je straks weinig moeite om je data te koppelen aan je publicatie.

Waarom koppelen van data aan publicaties zo belangrijk is

Stel: iemand leest je Open Access artikel en wil je resultaten controleren of voortbouwen op je werk.

Dan moet die persoon je data kunnen vinden. Simpel toch? Toch gebeurt het nog te vaak dat data niet vindbaar is, niet toegankelijk, of niet begrijpelijk zonder jou erbij om het uit te leggen.

De FAIR-principes stellen dat data Findable, Accessible, Interoperable en Reusable moet zijn. Die vier woorden zijn het hart van goed data management. En als je data FAIR is, dan is het koppelen aan je publicatie een fluitje van een cent. Je voegt gewoon een persistent identifier toe, een DOI bijvoorbeeld, en iedereen kan vanuit je artikel naar je data en andersom.

Daarnaast vraagt het Plan S, het Europese Open Access beleid van cOAlition S, expliciet om dat je onderzoeksgdata open beschikbaar maakt.

De richtlijnen stellen dat data die ten grondslag liggen aan publicaties zo snel mogelijk open moet worden gepubliceerd, bij voorkeur in een vertrouwde data repository. Dus koppelen is niet meer vrijblijvend. Het wordt verwacht.

Zo leg je de koppeling in je DMP

1. Beschrijf duidelijk welke data bij welke publicatie horen

In je DMP geef je per dataset aan waarvoor deze gebruikt wordt.

Koppel elke dataset aan een specifiek onderzoeksvraag of, idealer nog, aan een specifieke publicatie. Dat betekent dat je al vroeg in je project nadenkt over welke artikelen uit je onderzoek zullen rollen.

2. Kies een vertrouwde repository en reserveer een DOI

Je hoeft niet alles tot in detail te plannen, maar een globale indeling helpt enorm. Gebruik bijvoorbeeld een simpele tabel in je DMP: dataset A hoort bij publicatie 1, dataset B en C horen bij publicatie 2. Zo heb je altijd een overzicht. Upload je data niet zomaar ergens.

Gebruik een erkende repository zoals DANS Easy, Figshare, Zenodo, of een domeinspecifieke repository die bij je vakgebied hoort.

3. Gebruik persistent identifiers beide kanten op

Deze repositories geven je data een DOI, een Digital Object Identifier. Die DOI is de sleutel tot koppelen. In je DMP noteer je welke repository je gebruikt en wanneer je data upload.

Veel repositories bieden de mogelijkheid om data eerst privé te houden en later open te zetten, handig als je artikel nog in review zit. De koppeling werkt twee kanten op.

4. Let op je embargo en timing

In je publicatie vermeld je de DOI van je dataset. En in je dataset, bijvoorbeeld in de metadata van je repository, vermeld je de DOI of titel van je publicatie.

Zo vindt iedereen vanuit het artikel de data, en vanuit de data het artikel. Dat klinkt misschien als administratief gehak, maar het kost je in de praktijk vijf minuten extra. En het maakt je werk veel waardevoller voor anderen.

Soms wil je je data niet meteen open zetten. Misschien moet je artikel eerst gepubliceerd worden, of je hebt een tijdelijke embargo afgesproken met je tijdschrift.

Geef in je DMP aan wanneer je data open komt. De meeste repositories laten je een embargo-periode instellen.

5. Maak je data begrijpelijk met goede documentatie

Zo blijft je data tijdelijk afgeschermd, maar wordt het automatisch open op de datum die je hebt vastgelegd. Belangrijk: zorg dat je data uiterlijk open is op het moment dat je artikel verschijnt.

Of eerder, als dat kan. Dat is in lijn met de Plan S richtlijnen. Data zonder context is waardeloos. Voeg in je repository een readme-bestand toe waarin uitlegt wat er in elke bestand zit, welke versie het is, en hoe anderen je data kunnen hergebruiken.

Vermeld ook welke software of tools je hebt gebruikt. In je DMP beschrijf je kort hoe je documentatie vormgeeft en hoe je data van externe partners verwerkt.

Denk eraan: iemand die je data downloadt, heeft jou niet om de hoek staan om vragen te beantwoorden. Alles moet uit de documentatie te begrijpen zijn.

Handige tools en platforms om te gebruiken

Er zijn gelukkig genoeg tools die het makkelijker maken. DMPonline, ontwikkeld door het Digital Curation Centre, is een veelgebruikte tool waarmee je, ook als onderdeel van je DMP voor je PhD-traject, een plan kunt opstellen op basis van templates van verschillende financiers.

De tool bevat specifieke secties over data-archivering en het koppelen van data aan publicaties. Ook de Research Data Alliance biedt waardevolle richtlijnen en best practices. En het team Research Data Management Support bij jouw universiteit kan je helpen met het opstellen van een stevig DMP, bijvoorbeeld als je afspraken over data met commerciële partners moet vastleggen. Gebruik die hulp, die bestaat precies voor dit soort vragen.

De grote lijn: plan vroeg, koppel duidelijk, deel open

Het geheim zit hem in drie dingen. Ten eerste: begin vroeg met nadenken over je data en je DMP, niet pas als je artikel is geaccepteerd.

Ten tweede: zorg voor een duidelijke, traceerbare koppeling tussen data en publicatie via DOIs en persistent identifiers. En ten derde: deel je data open, in een vertrouwde repository, met goede documentatie.

Als je dat doet, voldoe je aan de verwachtingen van subsidieverschaffers, tijdschriften, en de bredere wetenschappelijke gemeenschap. En wat nog belangrijker is: je maakt je onderzoek écht herbruikbaar. Dat is uiteindelijk waar het om gaat.