Opslaglocaties in een DMP: wat accepteert NWO en wat niet

Je schrijft een Data Management Plan voor een NWO-subsidie. Je hebt je onderzoeksdesign op punt, je methodologie is helder, en je planning zit goed in de maanden.

Maar dan komt die ene vraag: waar mag je je data eigenlijk opslaan? Want niet alles wat handig lijkt, is ook echt acceptabel volgens NWO. En een verkeerde keuze kan je voorlegging onder druk zetten. Geen paniek — hier lees je precies waar je op moet letten.

Waarom legt NWO vingers op jouw opslaglocatie?

NWO wil dat onderzoeksdata langere tijd beschikbaar, vindbaar en herbruikbaar blijft. Daarom stelt ze eisen aan de plek waar je je data bewaart — niet alleen tijdens je project, maar ook erna. In je DMP beschrijf je hoe je data verzamelt, bewerkt, archiveert en deelt.

De opslaglocatie is daar een cruciaal onderdeel van. Kies je dat verkeerd, dan loop je het risico dat je voorstel wordt teruggestuurd of dat je data later niet voldoet aan de open science-eisen.

NWO gaat hierbij uit van de FAIR-principes: data moet Findable (vindbaar), Accessible (toegankelijk), Interoperable (uitwisselbaar) en Reusable (herbruikbaar) zijn. Jouw opslaglocatie moet daar actief aan bijdragen. Geen luxe, maar een basisvoorwaarde.

De vier pijlers: waar NWO naar kijkt

Voordat we ingaan op specifieke locaties, is het belangrijk te begrijpen waar NWO beoordeelt. Hun eisen vieren vier thema’s: duurzaamheid, beveiliging, FAIR-ondersteuning en traceerbaarheid.

Duurzaamheid en betrouwbaarheid: je data moet over tien jaar er nog steeds zijn

Laten ze er een voor een doornemen. NWO verwacht dat je data minimaal tien jaar bewaard blijft na afloop van je project.

Dat is geen suggestie — het is een eis. Jouw opslaglocatie moet daar een garantie op kunnen geven. Denk aan een disaster recovery plan, regelmatige back-ups en een duidelijk service level agreement (SLA).

Beveiliging: AVG-compliance is niet optioneel

Als je kiest voor een externe provider, check dan altijd of zij langdurig archivering aanbieden en wat hun beleid is bij faillament of overname. Veel universiteiten bieden via hun IT-afdeling al oplossingen die hier automatisch aan voldoen. Je data moet beschermd zijn tegen onbevoegde toegang, verlies of manipulatie. Dat betekent encryptie, sterke toegangscontrole en een duidelijk beleid rondom wie wat mag.

Daarnaast moet je opslaglocatie voldoen aan de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Vooral als je werkt met persoonsgegevens of gevoelige informatie, is dit een showstopper als het niet goed geregeld is.

FAIR-ondersteuning: metadata is geen bijzaak

Controleer altijd of je provider een verwerkersovereenkomst aanbiedt en of ze certificeringen hebben op het gebied van informatieveiligheid (zoals ISO 27001). Een opslaglocatie mag niet alleen een opslagplek zijn — het moet je helpen om je data FAIR te maken.

Dat betekent ondersteuning voor gestandaardiseerde metadata, persistente identifiers (zoals DOIs) en mogelijkheden om data te delen via open repositories. Platforms als Zenodo, Dryad of Dataverse zijn hier speciaal voor ontwikkeld en worden door NWO actief aangeraden. Ze maken het makkelijk om je data vindbaar te maken voor andere onderzoekers en om aan hergebruik voldoen.

Traceerbaarheid: wie wat wanneer heeft opgeslagen, moet duidelijk zijn

NWO wil dat je kunt aantonen hoe en waar je data is opgeslagen, wie er toegang heeft gehad en wanneer er wijzigingen zijn geweast.

Dit vereist goede documentatie. Sommige platforms bieden automatische logging van activiteiten, versiebeheer en audit trails. Als je zelf een oplossing gebruikt, zorg dan dat je deze functionaliteit niet over het hoofd ziet. Vergeet ook niet om de essentiële onderdelen van je datamanagementplan goed in kaart te brengen. Traceerbaarheid zorgt niet alleen voor transparantie, maar ook voor betrouwbaarheid van je onderzoek.

Welke opslaglocaties accepteert NWO?

NWO erkent meerdere soorten opslag, mits ze voldoen aan de bovenstaande eisen. Hier zijn de meest gangbare opties: Let op: de lijst van acceptabele locaties is niet statisch.

• Universitaire infrastructuur: De meeste Nederlandse universiteiten bieden hun onderzoekers toegang tot beveiligde servers en netwerkopslag. Deze worden beheerd door de universiteit zelf en voldoen vaak standaard aan de NWO-eisen. Check bij je eigen instituut wat er beschikbaar is — het is meestal de eenvoudigste en meest betrouwbare keuze.
• Cloudproviders (AWS, Microsoft Azure, Google Cloud Platform): Grote cloudproviders worden steeds vaker gebruikt in de academische wereld. NWO accepteert ze, op voorwaarde dat je een goed SLA afsluit en voldoet aan de beveiligings- en AVG-eisen. Let op: niet alle cloudomgevingen zijn automatisch geschikt. Kies bewust voor regio’s binnen de EU om privacywetgeving te respecteren.
• Data repositories (Zenodo, Dryad, DANS Dataverse, 4TU.ResearchData): Deze platforms zijn specifiek gemaakt voor het delen en archiveren van onderzoeksdata. Ze bieden DOIs, metadata-standaarden en langdurige bewaring. NWO stimuleert het gebruik van repositories omdat ze de herbruikbaarheid van data maximaliseren. Als je data openbaar moet worden, is dit vaak de beste plek.
• Interne opslag binnen je onderzoeksgroep of instituut: Soms heb je een lokale server of NAS-systeem dat beheerd wordt door je eigen afdeling. Dit kan acceptabel zijn, mits je kunt aantonen dat het voldoet aan de eisen rond duurzaamheid, beveiliging en FAIR. Documenteer dit goed in je DMP.

NWO evolueert mee met de technologie. Raadpleeg daarom altijd de meest recente richtlijnen op de NWO-website of bij je instituut, en ontdek hoe reviewers jouw DMP beoordelen voordat je het indient.

Welke opslaglocaties vallen af?

Sommige keuzes lijken handig, maar worden door NWO niet geaccepteerd. Hier zijn de grote no-gos:

• Je eigen laptop of desktop: Persoonlijke apparaten zijn niet bedoeld voor langdurige, veilige opslag. Ze zijn kwetsbaar voor diefstal, crash en verlies. NWO accepteert dit niet als primaire of enige opslaglocatie.
• USB-sticks of externe harde schijven zonder backup: Zelfs als je ze ‘veilig’ bewaart, zijn ze onbetrouwbaar voor langdurig archiveren. Geen disaster recovery, geen versiebeheer, geen traceerbaarheid. Sowieso geen optie.
• Onbekende of ongereguleerde cloudservices: Denk aan gratis accounts bij obscure providers of diensten zonder AVG-compliance. Als je geen verwerkersovereenkomst kunt afsluiten en geen idee hebt waar je data fysiek staat, voldoe je niet aan de eisen.
• Opslag zonder metadata of mogelijkheid tot deling: Als je data ergens staat waar je geen gestandaardiseerde metadata aan kunt koppelen of waar je het niet kunt delen via een repository, dan ondersteunen je opslaglocatie de FAIR-principes niet. En dat is een probleem.

Wat moet je echt meenemen bij het kiezen?

Naast de acceptatie door NWO, zijn er praktische factoren die je keuze beïnvloeden:

• Kosten: Sommige repositories zijn gratis (zoals Zenodo), andere rekenen kosten op basis van opslagvolume. Cloudproviders hebben vaak een pay-per-use model. Budgetteer dit bijtijds.
• Schaalbaarheid: Groeit je dataset tijdens het project? Dan wil je een oplossing die meegroeit zonder dat je halverwege moet migreren.
• Ondersteuning: Heb je technische hulp nodig? Universitaire diensten bieden vaak gratis support aan medewerkers. Bij commerciële providers betaal je vaak extra voor premium support.
• Integratie: Werkt je opslaglocatie goed samen met andere tools die je gebruikt? Denk aan statistische software, versiebeheersystemen of metadata-editors.
• Juridische en ethische verplichtingen: Zorg dat je opslag voldoet aan de AVG, ethische commissies en eventuele disciplinaire normen. Dit geldt extra voor medische of sociaal-wetenschappelijke data.

Conclusie: kies bewust, documenteer goed

De opslaglocatie in je DMP is geen formaliteit — het is een fundament van betrouwbaar, herbruikbaar onderzoek. NWO stelt hoge eisen, maar die zijn er om de kwaliteit en toegankelijkheid van wetenschappelijke data te waarborgen. Denk hierbij ook aan wat je met je data doet na afloop van het project.

Kies een locatie die duurzaam, veilig, FAIR-ondersteunend en traceerbaar is. Universitaire infrastructuur en erkende repositories zijn meestal de veiligste keuze. En wat je ook kies: documenteer het helder in je DMP. Want uiteindelijk gaat het erom dat jouw data ook over tien jaar nog waarde heeft — voor jezelf én voor de wetenschappelijke gemeenschap.