Je hebt je onderzoek afgerond, het paper is geaccepteerd, en nu wil je het delen met de wereld.
▶Inhoudsopgave
Maar wacht — mag je eigenlijk wel een versie van je artikel uploaden naar je universiteitsrepository of persoonlijke website? Het antwoord hangt af van het zelfarchiveringsbeleid van het tijdschrift waar je publiceert.
En precies daar komt Sherpa Romeo om de hoek kijken. Sherpa Romeo is een gratis online database die het copyright- en zelfarchiveringsbeleid van meer dan 46.000 wetenschappelijke tijdschriften samenvat op een begrijpelijke manier. Handig, want het lezen van een uitgeverscontract is niet bepaald een pretje. In dit artikel leg je stap voor stap uit hoe je Sherpa Romeo gebruikt om erachter te komen wat je wél en niet mag doen met je gepubliceerde artikel.
Wat is Sherpa Romeo eigenlijk?
Sherpa Romeo is een gezamenlijk project van Sherpa en het Jisc (Joint Information Systems Committee) in het Verenigd Koninkrijk. Het verzamelt en standariseert zelfarchiversingsbeleids van uitgevers wereldwijd.
Het doel: onderzoekers snel en éénduidig laten zien of ze hun werk mogen delen, in welke vorm, en onder welke voorwaarden.
- Mag ik mijn preprint delen op een repository?
- Mag ik de gepubliceerde versie (the "version of record") ergens neerzetten?
- Moet er een embargo-periode in acht worden genomen?
- Mag ik het artikel op ResearchGate of Academia.edu plaatsen?
Denk hierbij aan vragen als: Sherpa Romeo beantwoordt al die vragen op basis van de officiële richtlijnen van de uitgever.
Hoe gebruik je Sherpa Romeo? Zo doe je het
Stap 1: Ga naar de website
Open je browser en ga naar de website van Sherpa Romeo. Je hoeft geen account aan te maken en je hoeft niets te betalen.
Stap 2: Zoek op tijdschrift of uitgever
Het is volledig gratis en vrij toegankelijk voor iedereen. Op de homepage vind je een zoekveld. Hier kun je op twee manieren zoeken:
- Op tijdschriftnaam: Typ de naam van het tijdschrift waar je in publiceert of wilt publiceren, bijvoorbeeld "Nature" of "PLOS ONE".
- Op uitgever: Zoek op de naam van de uitgever, zoals Elsevier, Springer of Taylor & Francis.
Sherpa Romeo laadt dan alle tijdschriften van die uitgever in de database.
Stap 3: Lees de kleurcode
Als je op tijdschriftnaam zoekt, krijg je direct het specifieke beleid voor dat ene journal te zien. Elk tijdschrift in Sherpa Romeo krijgt een kleur op basis van hoe ver de uitgever gaat in toestemming voor zelfarchivering. Dit is de kern van het systeem:
- Groen: De uitgever staat zowel preprint als postprint toe. Dat is het meest gunstige beleid.
- Blauw: Alleen de postprint (de gecorrigeerde versie na peer review, maar vóór de uitgeverslay-out) mag worden gearchiveerd.
- Geel: Alleen de preprint (de versie vóór peer review) mag worden gearchiveerd.
- Wit: Er is geen formeel beleid voor zelfarchivering.
Deze kleuren geven je meteen een goed beeld, maar kijk zeker niet alleen naar de kleur. Klik door naar het detailscherm van het tijdschrift voor de volledige informatie.
Stap 4: Bekijk de details
Op de detailpagina van een tijdschrift vind je een overzicht van alle voorwaarden.
- Welke versie mag gedeeld worden? Preprint, postprint, of de definitieve publisher's version?
- Embargo-periode: Sommige uitgevers vragen dat je wacht met delen. Dit kan variëren van 6 tot 24 maanden na publicatie.
- Waar mag je het plaatsen? Sommige uitgevers staan alleen delen op institutionele repositories toe, niet op commerciële platforms zoals ResearchGate.
- Licentievoorwaarden: Moet je een bepaalde vermelding of citaat meesturen bij het delen?
Let op deze elementen: Alle deze details staan helder op een rijtje, zodat je niets over het hoofd ziet.
Waarom is dit zo belangrijk voor jij als onderzoeker?
In Nederland is Open Access publiceren steeds belangrijker geworden. De VSNU heeft deal gesloten met grote uitgevers zoals Elsevier, Springer Nature en Wiley om gratis Open Access publicatie mogelijk te maken voor Nederlandse onderzoekers.
Voor publicaties buiten deze deals zijn de embargo-periodes bij groene Open Access essentieel om te begrijpen. Maar niet alles valt onder die deals.
En zelfs als je artikel Open Access is, gelden er nog steeds regels over hergebruik en verspreiding. Gebruik daarom handige tools om je Open Access-rechten te beheren. Bovendien steeds meer financierers — zoals NWO en de Europese Commissie via Horizon Europe — eisen dat je onderzoeksresultaten zo snel mogelijk vrij toegankelijk zijn. Zelfarchiveren in een repository is daar een belangrijk onderdeel van.
Handige tips voor de dagelijkse praktijk
Maar je moet wel zeker weten dat je niet in strijd handelt met het beleid van je uitgever.
Daarom: check altijd eerst Sherpa Romeo. Enkele praktische adviezen om er het beste van te maken:
- Check vóór je instuurt. Voordat je een artikel indient bij een tijdschrift, kun je via Sherpa Romeo alvast nagaan hoe ver de uitgever gaat in zelfarchivering. Zo weet je waar je aan toe bent.
- Combineer met je instituut. De meeste Nederlandse universiteiten hebben een eigen repository en een Open Access ondersteuningsteam. Neem contact op met je universiteitsbibliotheek als je twijfelt.
- Let op bijzondere voorwaarden. Sommige tijdschriften hebben uitzonderingen of aanvullende eisen die niet direct uit de kleuren blijzen. Lees dus altijd de volledige tekst op de detailpagina.
- Open Policy Finder als alternatief. Naast Sherpa Romeo bestaat er ook Open Policy Finder van Jisc. Dit is een vergelijkbaar hulpmiddel dat vooral populair is in het Verenigd Koninkrijk, maar ook bruikbaar is voor internationale tijdschriften.
Samengevat: Sherpa Romeo is jouw beste vriend bij Open Access
Wetenschappelijk publiceren is al complex genoeg zonder juridische onzekerheid. Maar dankzij Sherpa Romeo hoef je niet meer in het teken van een uitgeverscontract te duiken om te weten wat je wél en niet mag delen. Wil je meer weten over de regels voor zelfarchivering van artikelen?
Het kost je vijf minuten, is volledig gratis, en geeft je gemoedsrust.
Dus de volgende keer dat je een artikel publiceert of overweegt in te sturen: open Sherpa Romeo, zoek je tijdschrift op, en check de kleur en de details. Zo weet je precies waar je aan toe bent — en kun je je onderzoek met de wereld delen zonder onaangename verrassingen.
Veelgestelde vragen
Wat is Sherpa Romeo precies en hoe kan het onderzoekers helpen?
Sherpa Romeo is een online database die uitgevers wereldwijd beoordeelt op hun beleid rondom zelfarchivering van wetenschappelijke artikelen.
Hoe kan ik via Sherpa Romeo achterhalen of ik mijn artikel op een repository mag zetten?
Het helpt onderzoekers te bepalen of ze hun preprint of postprint (de definitieve, gecorrigeerde versie) op repositories of websites mogen plaatsen, waardoor ze hun onderzoek breder kunnen delen. Sherpa Romeo biedt een eenvoudige manier om het zelfarchiveringsbeleid van een tijdschrift te controleren. Door op de naam van het tijdschrift te zoeken, krijg je een kleurcode (groen, blauw of geel) die aangeeft of ze preprint, postprint of alleen postprint-archivering toestaan.
Wat betekent de kleurcode van Sherpa Romeo (groen, blauw, geel)?
Zo weet je direct of je je artikel kunt opslaan. De kleurcode geeft direct aan hoe flexibel een uitgever is met betrekking tot zelfarchivering.
Is het gebruik van Sherpa Romeo gratis en hoe kan ik er toegang toe krijgen?
Groen betekent dat zowel preprint als postprint toegestaan zijn, wat het meest gunstige beleid is.
Wie heeft Sherpa Romeo ontwikkeld en wat is het doel van dit project?
Blauw geeft aan dat alleen de postprint mag worden gearchiveerd, terwijl geel aangeeft dat alleen de preprint toegestaan is. Ja, Sherpa Romeo is volledig gratis te gebruiken. Je kunt direct naar de website gaan via de link en zonder account aan te maken, de informatie over het zelfarchiveringsbeleid van tijdschriften raadplegen. Het is een toegankelijk hulpmiddel voor alle onderzoekers.
Sherpa Romeo is een gezamenlijk project van Sherpa en Jisc, met als doel onderzoekers snel en duidelijk te informeren over de mogelijkheden voor zelfarchivering van hun onderzoek. Het project standaardiseert en verzamelt zelfarchiveringsbeleid van uitgevers wereldwijd, zodat onderzoekers eenvoudig kunnen zien wat ze wel en niet mogen doen.